サラリーマンとして会社で働いていると、特に大きな企業では、無数の無駄仕事に出くわします。
それら無駄仕事に真摯に向き合っていると
- 残業は増えて寝不足
- 本来やるべき仕事に集中できない
- 意識が分散してパフォーマンス低下
などなど、良いこと無しなんですね。
そのため、意識して必要な仕事を選択していくのが会社員の重要スキルとなるのです。
ではどんな仕事が「無駄仕事」と言えるのか？
今回は、あなたの時間を奪い続ける無駄仕事を9つ紹介。
心当たりのある仕事があれば改善して、大事な仕事に集中できる環境を自ら作っていきましょう！
会社における無駄仕事9選
会社における無駄仕事は次の通り。
会社における無駄仕事
- 報告書
- 社内メール
- 社内活動
- 目的があいまいな会議
- 期限、役割分担、リソース状況のあいまいな仕事
- 又聞き指示の鵜呑み
- 手書き作業
- 多すぎる承認
- (対策としての)教育、周知
それぞれ詳しく解説していきます。
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無駄な仕事1：報告書
サラリーマンはなにかと報告書を書かされがち。報告書自体は無駄ではありません。報告は社会人の基本動作ですからね。
無駄なのは報告書作成に必要以上に時間をかけること。
社内報告なので変に体裁にこだわる必要もなし。伝わればそれでOK。
ムダ仕事にしないために
- 報告書作成の制限時間を設けよう
- 上司に伝えるべきことのみ端的に書くようにしよう
報告書の書き方に不安が残る人は、以下の記事でまとめているのでぜひ読んでみてください。
無駄な仕事2：社内メール
社内メールの確認と返信をしていたら、気づいたら1時間経っていた。なんて経験をした人も多いのでは。その1時間で何が生産されたのか、考えてみてください。
メールはあくまでコミュニケーションツールの一つなのに、送るだけで不思議と仕事を気になってしまう、恐ろしい魔物なのです。
ムダ仕事にしないために
- メール確認の時間を決めよう
- メール自体は付加価値を生まないと心得よう
仕事でのメールとの付き合い方に自信がない方は、次の記事をぜひご覧ください。
無駄な仕事3：社内活動
「QCサークル活動」などと称した改善活動に、チームを組んでテーマを決めて通常業務とは別で取り組むことがあります。
あれ、非常に非生産的で何にも繋がらない無駄仕事になる場合が多いです。
なぜなら活動が始まるのが先で、後にテーマが決まるからですね。
基本的に何か課題があって、その課題を解決するためにチームを組んで取り組むのが仕事のはずなのに、こういった社内活動は、まず活動ありきで、活動に沿ったテーマを選んでいきます。
まさに仕事のための仕事となりがちです・・・
ムダ仕事にしないために
- 本当にムダなら活動廃止を提案しよう
- 課題を作らず、既存の課題をテーマにしよう
無駄な仕事4：目的があいまいな会議
目的のはっきりしない会議は必ず無駄になります。
自分が主催する場合はもちろん、人が主催する会議に出席する場合でも、会議の目的は明確にしないといけません。
目的が曖昧な場合は、必ず主催者に問い合わせて、目的を理解してから出席するようにしましょう。
目的が理解できれば、その会議での自分の振る舞い方も変わってくるはず。
ムダ仕事にしないために
- 自分が主催者なら：会議の目的を文章化して関係者に共有しよう
- 他者が主催者なら：会議の目的を確認・理解してから出席しよう
会議の進め方に不安がある人は、次の記事を要チェックです。
無駄な仕事5：期限、役割分担、リソース状況のあいまいな仕事
以下があいまいな仕事に遭遇したことはありませんか？
- 仕事の期限
- 役割分担
- 期限内の完了目処があるか
以上の一つでもはっきり決まっていない、いわば「あいまい仕事」は、すべからく無駄仕事です。
「いやっそんなあいまいな仕事なんてないでしょ！」と思うかもしれませんが、意外と仕事を長く続けているとあるんですよねー。あいまい仕事が。
このような「あいまい仕事」は経験上、たいていの場合「自然消滅」します。
元々やらなくて良かったから「あいまい」なのです・・・
ムダ仕事にしないために
新しい仕事に取り掛かる前に、以下を必ず確認しよう。
- 期限
- 役割分担
- 期限内の完了目処があるか
無駄な仕事6：又聞き指示の鵜呑み
「又聞き指示の鵜呑み」
つまり又聞きの指示、例えば2階層上の上司から、直属の上司経由で自分に指示が来た場合、指示通りに動くと無駄仕事が発生するポテンシャルがあるので、鵜呑みは危険ということです。
〇〇さんがこの間の製品Aの不具合について報告しろって言ってたよ。すぐ説明資料作って報告した方が良いよ。
あ、はい、わかりました(今そんな暇ないのに、、、)
〜数時間後〜
〇〇さん、資料説明させてください。
あれ、口頭説明で良かったんだが。まぁ、せっかく資料作ってくれたんだったらちゃんと聞こうか。
(え、資料必要なかったのかよ・・・無駄な時間を過ごした・・・)
上の例のように、口頭指示の又聞きは、経由する人のバイアスや解釈が含まれがちなのです。
納得できる指示なら良いですが、少しでも疑問を感じたなら、指示をした本人に直接問い合わせて、アウトプットイメージを共有すべきです。
相手が偉い人だと聞きにくいと思いますが、自分の時間を守るのと天秤にかければ、選択肢は自然と決まるはずです。
ムダ仕事にしないために
又聞きの指示を受けた場合、その指示に少しでも疑問を感じたなら、指示をした本人に問い合わせよう
無駄な仕事7：手書き作業
これは言うまでもなくですね・・・
ムダ仕事にしないために
手書き作業を電子化できないか考えてみよう
無駄な仕事8：多すぎる承認
大企業あるある、「承認のスタンプラリー」
無駄すぎます。
承認者が多ければ多いほど、一人当たりの確認時間は薄くなり、責任の所在もあいまいになります。
良いことなしで仕事のスピード感を鈍化させるザ・無駄仕事。
本来責任者は一人で良いはず。ダブルチェックの意味も含め、多くて2人でしょう。
ムダ仕事にしないために
承認数を削減できないか(ダメ元で)上司に相談してみよう
無駄な仕事9：(対策としての)教育、周知
仕事でヒューマンエラーが原因でトラブった場合、対策として「教育、周知徹底する」というのがよくありますが、対策とりましたアピールでしかなく実態としては無駄仕事。
教育しても周知しても、一時的にヒューマンエラーは減るかもしれませんが、だいたいは時間が経つと元通りです。
間違いを起こしたくても起こせない「仕組み」を作ることこそ価値のある仕事ですね。
ムダ仕事にしないために
仕組みでヒューマンエラーを無くす方法を考えてみる。
まとめ
今回は会社における無駄仕事を9個挙げました。
会社によくある無駄仕事にただ文句を言いたくてこの記事を書いたわけではなくて、「無駄」だと感じることから「改善」は生まれるので、読者の普段の仕事の改善のきっかけになれば良いと思い書いています。
会社が大きくなるにつれて、ルールや深い階層型組織を設けないと統率が取れなくなります。
そんなルールや組織の階層は会社の成長とともに増えていき、増えすぎるがゆえに、ある時点でルール同士の矛盾やルールを守るための仕事、階層を意識しすぎた仕事が無駄仕事となって現れてくるのです。
ある意味無駄仕事は会社という構造上、発生は避けられないものであり、いかに無駄に気づいて無くしていけるか、という視点を持つことが大事になるだと言えます。
最後に、無駄仕事を減らすための考え方が詰まったオススメ書籍のリンクを置いて、この記事を終えます。
