毎日業務終わりに日報を書くのだけど、いつも書くことに迷って時間ばかりかかってしまう。伝わる日報を短時間で書けるようになりたい。
こんな悩みを解決します。
会社員として生きていくなら避けて通れない、報告業務。
その中でも「日報」の書き方に頭を悩ませている人も多いんじゃないでしょうか。
- 毎日書かないといけないのがしんどい
- 書き方に迷っていつも時間をかけてしまう
- 書いた内容が上司に伝わっているのか不安
こんなふうに悩んでいる人必見の記事です。
日報の目的
まずは日報の目的を押さえておきましょう。
日報の目的はズバリ
「上司とのコミュニケーションロスの穴埋め」
です。
日報は上司に向けて書くものですよね。
上司が部下の仕事の状況を一つ一つ詳細に把握できていれば、そもそも日報なんて必要ありません。
でも、部下全員の仕事を把握するなんて到底無理なこと。
だから、どうしても必要なコミュニケーションにロスが生じてしまう。これを穴埋めするのが日報です。
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日報に書くこと3つ
上司が知りたいことはズバリ
「進捗に問題はないか」
これだけです。
上記を踏まえて、日報に書くべきことは次の通りになります。
日報に書くこと3つ
- その日の進捗
- 明日以降やること
- 業務上の問題点
それぞれ詳しく解説します。
その日の進捗
まずは「その日の進捗」を書きます。
これ、結構思いついたままにダラダラと書いてしまう人が意外と多いので注意。
日報はあなたの日記ではありません。
ただやったことを書くのではなく、次を明確にします。
進捗を書く上で明確にすること
- 進捗率
- 進捗は計画通りか
それぞれ詳しく解説します。
進捗率
その日一日で終わる仕事は少ないでしょう。
大抵の仕事は数日、長いものだと数ヶ月の期間を経て完了していくもの。
全体のスパンの中で、今日の進捗は何%なのか。定量的に示すことが大事です。
進捗率が明確に示せないなら、自分の感覚でもOK。
進捗は計画通りか
これ、超大事です！
もはや、上司が知りたいのはこれだけと言っても過言じゃないでしょう。
進捗率が10%でも、計画通りなら問題ないのです。逆に進捗率90%でも、すでに完了していないといけない仕事ならマズイですよね。
明日以降やること
持ち越しになった仕事のうち、明日やることを書きます。
翌日の仕事の備忘録としても役立ちます。
しっかり書き出しておけば、翌日の仕事のスタートダッシュが切りやすくなりますね。
業務上の問題点
業務上の問題点があれば、書き出しておきます。
特に、自分の裁量を超え、上司に動いて貰わないと解決できないことを書くことをオススメします。
日報のコツ
次に日報を書く上で意識したおきたいコツを紹介します。
日報のコツは次の通り。
日報のコツ
- 箇条書きで
- アクションには期日を
- 時間をかけない
それぞれ詳しく解説します。
箇条書きで
ダラダラと長い文章は読み手はうんざりします。
要点を端的に、なるべく短い文章で言い切ります。
そのためには、箇条書きがとても有効。
アクションには期日を
自分/他人に限らず、アクションがある場合には必ず期日を書きます。
日報を見る上司からすると、アクションだけ記載があっていつまでにがないと不安になります。
時間をかけない
これ大切なことなんですが
日報はあくまでコミュニケーションの手段。
日報を書くこと、それ自体は何にも付加価値を生みません。
最小限の時間で書き上げることを意識しましょう。
だいたい10分程度を目安にするのが良いと思います。
まとめ：日報は上司への手紙だ！
今回は会社員として生きるなら切っても切れない、「日報」の書き方を解説しました。
日報を書く上で意識しておくと良いのは
日報は「上司への手紙」だということ。
上司は部下からどんな手紙をもらったら嬉しいかを考えれば、自ずと良い日報が書けるはずです。
