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社内メールは無駄?仕事における上手なメールとの付き合い方

仕事においてメールは付加価値を生まない作業

ベストなのはメールをせずに仕事が進むことなのですが、実際はメールしないと仕事が進まないから、狙う姿は「最小限の時間でメールを完了させる」こととなります。

そこで今回は、「仕事における上手なメールとの付き合い方」と題して、最小限の時間でメール処理できるようになるための工夫を紹介。

メールの時間を減らして、付加価値の高い仕事に集中できるようになりましょう!

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仕事におけるメールとの付き合い方

仕事におけるメールとの付き合い方

仕事におけるメールとの上手い付き合い方を以下に挙げます。

メールとの付き合い方

  • 確認タイミングを決める
  • すぐに返信する
  • 宛名は「さん」で良い
  • 作法なんか気にするな!
  • 伝え方は徹底的に工夫する
  • ネガティブ感情は抑えよう
  • 誤字脱字のチェックをしよう

それでは、早速それぞれ詳しく解説します。

確認タイミングを決める

メールソフトを開きっぱなしだと、仕事中にどんどん通知が来て、気になってメールを開いてしまいがち。それだけ集中力が阻害され、仕事の効率が落ちているわけですね。

だからまずやるべきなのは、一日の中でメールを確認するタイミングを決めて、まとめて処理すること。メール確認する時間以外はメールソフトを閉じて、目の前の仕事に集中しましょう。

いつメールを確認すれば良いかわからない人は、次の記事をご覧ください。

参考記事

すぐに返信する

メール返信は後回しにすればするほど、精神的負荷が溜まっていき、結果仕事全体の効率が落ちます。

  • メールをながら見している
  • 相手に気を使いすぎる
  • 検討・調べ物しないと返答できない

上記のような状態だと、メールの返信にいくら時間があっても足りません。

とりあえず、あれこれ考えずに今返信できる内容で返信します。答えが出ないなら、「今はわからない、いついつまでに返答する」と返信してしまいましょう。

返信に時間がかかる時の対策は次の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください!

参考記事

宛名は「さん」で良い

ビジネスメールでは宛名に「○○課長」などと役職名をつけるのが一般的ですね。

良くやりとりする間柄ならまだしも、あまり面識のない相手の場合、役職を調べるところから始まります。

メールを送るためだけに相手の役職を調べるのは、本当になんの付加価値も生まない無駄作業・・・

社内なら宛名は「〇〇さん」とか目上なら〇〇で十分だと思います。

社内の暗黙の了解で宛名に役職名を入れているようなら、上司に廃止するよう掛け合ってみても良いでしょう。

作法なんか気にするな!

メールの作法や慣習的に使われる定型文は、書く時間だけ仕事の効率を下げます。

「お世話になっております」

なんて社内のやりとりでかしこまる必要全くありませんよ。

いきなり本題に入りましょう。内容が伝わればOKなのです。

伝え方は徹底的に工夫する

何も考えずメールを作成していると、メールの往復回数が増え、仕事の効率が落ちます。

メールの往復回数を減らすために、メールの伝え方は工夫すべきです。

例えば

  • 件名にメールの目的を入れる
  • 長文にせず箇条書き多用する
  • 1つのメールに内容は1つ

などなど、工夫できることはたくさんあります。

詳しくは次の記事で解説しているので、是非ご覧ください!

参考記事

ネガティブ感情は抑えよう

ただでさえ冷たい印象を与えがちなのがメールなので、ネガティブな感情や相手を責めるような言い回しはしない方が良いでしょう。

ネガティブな感情をメールに吐き出すと、自分はある意味ストレス発散になるかもしれませんが、相手は怒るか、萎縮するかのどちらかです。

つまりは相手にもネガティブな感情を引き起こし、結果、相手の返信スピードが遅くなり、仕事の効率が下がります。

メールにネガティブな感情を書きたくなった時は、一歩引いて考えて、冷静になりましょう。

誤字脱字のチェックをしよう

メールを送信する前には、必ず誤字脱字のチェックをしましょう。

誤字脱字が原因で発生する

  • 送信相手の誤認
  • 誤字した事実に対する自己嫌悪
  • 訂正メールを送る作業

は確実に仕事の効率を低下させます。

メールの誤字が多い自覚をお持ちの人は、次の記事を読んで解決してみてください。

参考記事

まとめ

まとめ

今回は、社内におけるビジネスメールとの付き合い方について解説しました。

「メールはコミュニケーションツールの一つにすぎない」

ということを念頭に置いて、メールに時間を使いすぎないように工夫することが、上手いビジネスメールとの付き合い方と言えるのではないでしょうか。

本記事の内容を実践して、仕事の効率アップさせてくださいね!

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