仕事のメールっていつ確認するのが良いんだろう。ふとした時につい気になってメールを確認しちゃう。そのせいで気付いたら時間が経っていることもしばしば。こんなことにならないように、オススメのメール確認タイミングが知りたい。
こんな悩みに答えます。
仕事のメールは「諸刃の剣」
仕事にかかせない存在。
「メール」
コミュニケーションツールとして便利なことはもちろんだけど、その使い方を間違うと自分の時間をどんどん奪ってしまう、諸刃の剣だと私は考えます。
特にメールを確認する時間。
メールの確認は、節度を持ってやらないと湯水のように時間がなくなっていきます。
- とりあえず仕事始めにメール確認する
- 気付いたらメール確認だけで1時間使ってた
- メール確認に意外と時間がかかって、午前中にやろうと思ってたことが出来なかった
- ふとメールを確認して、今やっている仕事そっちのけでメール確認してしまう
- 昨日の返信が来ていないか確認しようとメールを開いたのに、気づいたら他のメールを見ていた
こんな経験がある人は注意。
便利ツールだったはずのメールに、時間をどんどん奪われてしまっていますよ。
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仕事のメール確認タイミング：目的があればいつでもOK
結論、
メールを見る目的があればいつ確認しても良い
です。
えぇ・・期待してた答えと違う・・・
まあまあ、とりあえず聞いて下さい。
まずメール確認に限らず、仕事をする上で持っておきたいスタンスが
必要な情報は自分から取りに行く
です。
このスタンスがあれば、メールは必要な情報を手に入れる便利ツールになるし、
逆にこのスタンスを持ってないと、メールによって仕事に終われる日々になってしまいます。
冒頭に書いた
- とりあえず仕事始めにメール確認する
- 気付いたらメール確認だけで1時間使ってた
- メール確認に意外と時間がかかって、午前中にやろうと思ってたことが出来なかった
- ふとメールを確認して、今やっている仕事そっちのけでメール確認してしまう
- 昨日の返信が来ていないか確認しようとメールを開いたのに、気づいたら他のメールを見ていた
こういう状態になっている人、まさに仕事に追われてしまっています。
なので、メール確認は目的を持って行うことが大切です。
- 返信が来ているかもしれない
- 依頼した仕事のアウトプットが来ているかもしれない
- チェックをお願いした資料へのフィードバックが来ているかもしれない
こんな目的を持って、自分から情報を取りにいくためにメールを確認するのです。
つまり、メールを確認するタイミングは、見る目的があればいつでも良いということになります。
目的以外のメールは見ないように注意です。また、目的のメールを確認したら、メールソフトは閉じましょう。ふと気になったメールを開いて読み始めてしまったら終わりの始まりですよ・・・
定期的なメール確認は毎日同じ時間に30分まで
そうは言っても、目的があるときだけメールを確認していたら、大事なメールを見落としてしまいそう・・・
それはその通りですね。大事なメールを見逃さないようにするために、やっぱり定期的にメール確認する時間はとった方が良さそうです。
定期的にメール確認するときの注意点
メール確認は毎日決まった時間に
大事なメールを見逃さないことを目的に、毎日のメール確認タイミングを決めます。
メールは、基本毎日同じ時間に見るようにします。
そうすることで、毎日の仕事の計画に、「メール確認」を組み込むことができるから。
メール確認のタイミングは、
- 昼休み前15分間
- 定時前15分間
これをオススメします。
昼休み前、定時前は、ちょうど集中力が途切れる時間帯。
生産性が下がっている時間帯なので、ここでメールを確認。
メールの確認は、それ自体には集中力を必要としないので、この時間帯にやるのが適していると言えるでしょう。
午前午後の各15分、計一日30分で一気に確認します。
この時間で、メールへの返信も完了させます。
そして大事なのが、メール確認の時間帯以外はメールソフトを閉じておくこと。
メールソフトだけは、常時開きっぱなしの人が多いんですが、これは危険です。
なぜならメールソフトが開いていると、新着メールのポップアップが表示されて普通に気が散るから。
で、ポップアップが出ないよう設定しても、メールソフトが開いているとついつい無意識的にメールを見てしまうんですよ。
スマホを見てたらいつの間にか1時間経っていた・・・なんて経験ありますよね。それと同じです。
仕事始めのメール確認はオススメしない
朝仕事始めにメール確認しなくて良いの？？いつも始業したらまずメール確認する人が多いけど。
始業すぐのメール確認はオススメしません。
もちろん目的があれば良いですが、無目的で習慣的に始業すぐにメール確認しているのだったら、やめた方が良いです。
理由は次の2つ。
始業すぐにメール確認をしない方が良い理由
- 仕事のスタートダッシュがきれないから
- 朝は思考に適した時間だから
それぞれ詳しく解説します。
仕事のスタートダッシュがきれないから
効率よく、計画的に仕事を進めるには、朝一からのスタートダッシュが大事。
それなのに、終わるタイミングが読めないメール確認からその日の仕事をスタートさせると仕事のリズムが崩れます。
メールを確認し始めると、こんなことが起こり得ます。
- 読み込んでしまう
- 返信の文章を考える
- 仕事を頼まれてそっちに手をつけてしまう
これらのせいで、メールの確認って予想外に時間がかかっちゃうんですよね。
朝から気持ちよくスタートダッシュするためにも、始業すぐは計画していた仕事に取り掛かりましょう。
同じ理由で、午後一番もメール確認しない方が良いですね。午後からのスタートダッシュがきれなくなりますから。
朝は思考に適した時間帯だから
良く知られた話ですが、
朝は1日の中で一番頭が働く時間帯です。
そんな時間に、メールの確認をするのはもったいないです。
朝は、極力頭を使う仕事をしましょう。
- 計画を立てる
- 企画・アイデアを寝る
- 資料作成する
こんな仕事を朝やるのが効率的です。
ちなみに朝は始業15分前には会社に到着して、仕事で朝一にやることとは？10分でできる簡単で中身のある方法2つを試してみると良いですよ。
緊急のメールにはどう対応する？
メールを確認するタイミングはわかりました。でもちょっと気になることが・・・
何でしょうか？
昼休み前、定時前にだけメールを確認していたら、緊急の用件に気づくことができなくなりますよね？
確かに、1日2回のメール確認では、一分一秒を争うような緊急の案件に気づかない可能性があります。
でも心配不要。
そんな緊急案件の場合は直接伝えられるか、電話がかかってくるはず。
今すぐ動かないといけないような緊急事態を、メールだけで済ませる人はまあいないでしょう。
まとめ：自分主体のメール活用を！
今回は仕事のメールを確認するタイミングについて持論を書きました。
押さえておきたいのが、メールはそれ自体に何の付加価値も生まないということ。
単なるコミュニケーションツールの一つでしかありません。
それなのに、
節度なく思い付きでメールソフトを開き、入念に時間をかけてメール確認したり、返信に何十分も時間をかけてしまうのは、時間が本当に持ったいないです。
今回の記事を参考に、自分主体の仕事メール活用を目指してみてください。
メールや電話はコミュニケーションツールとして、仕事とは切っても切れないもの。
メールや電話に関するお悩み解決記事はまだまだありますので是非見てみてください。
メール・電話に関する悩み解決記事はこちら
