仕事がなかなか覚えられない。周りの人ができていると焦る・・・何で自分だけ覚えられないんだろう。
こんな悩みを解決します。
仕事が覚えられない時の対処法：マニュアル化
いきなりですが、仕事が覚えられない時は「覚えない」ことが大事です。
いきなり矛盾しています・・・
じゃあ「覚えない」を「覚えなくても済む状態にする」に置き換えたらどうでしょう。
一気に対策っぽくなりませんか？
じゃあ覚えなくても済む状態にするにはどうすれば良いか。
答えは
マニュアル化
です！
そう、覚えるような仕事は全てマニュアル化してしまえばいいんです。
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マニュアル化のメリット
まずはマニュアル化のメリットをお話しします。
「マニュアル化」のメリット
- 覚える必要がなくなる
- 他のメンバーのためにもなる
- 「言われたことしかできない」から脱却できる
それぞれ詳しく解説します。
覚える必要がなくなる
マニュアル化すれば、その仕事を覚える必要がなくなります。
このメリットは大きいです。人の脳のメモリは有限ですから。
ところで周りを見渡してみると
「仕事は覚えないといけない」
という固定観念に縛られている人が多い気がします。
これは学生時代の考え方を引きずっている人が多いことに起因しています。
小学校から大学まで約16年間、ずーっと覚えることが正義とされてきた。 たくさん覚えて、答えの決まったテストで良い点を取ることが正義。
でも仕事は違います。
仕事では、覚えることより、必要な情報がどこにあるか(誰が持っているかも含む)を把握し、必要な時にすぐに参照できるようになることの方が重要です。
マニュアル化はその参照元を自分で作るということ。
社内のルール、専門用語等々、特に大きい会社の場合覚え出したらキリがないでしょう。
他のメンバーのためにもなる
マニュアル化は、自分だけではなくて、他の人にも役立ちます。
つまり同じ仕事をする人数分の効率化ができるということ。
このメリットも大きく、特に新人が入ってきたとき威力を発揮します。
誰かがつきっきりで説明しないといけないところを、「このマニュアルみといて」で済んじゃうわけですから。
OJTにかかる時間も削減できますね。
「言われたことしかできない」から脱却できる
マニュアル化によって、「言われたことしかできない」状態からの脱却が可能です。
覚えることが必要な仕事は、ある程度ルーティン化されたものが多いでしょう。
ルーティン化された仕事は、いくら数をこなしても、たくさん処理しようとも会社から評価されることはありません。
そ、そんなまさか・・・
これは悲しいけど事実。
なぜならルーティン化された仕事は、できて当たり前だから。
会社から支払われる給料の一部は、その仕事の対価となっているわけです。
そういう構造である以上、できて当たり前なのです。
ルーティンワークだけをこなして満足している人は、こう思われてしまう可能性があります。
彼は言われたことはキチンとできるんだが、逆にいうと言われたことしかできないなあ。
自分としては頑張っているのに、それが上司に伝わっていなかったら嫌ですよね。
そこでマニュアル化。
もし「マニュアル化」を業務として指示されていないのだとしたら、それはチャンスです。
マニュアルは、その仕事をやったことがあれば誰でも作れます。
あったら役立つこともみんな分かっているけど、面倒くさいからやらない。
そこを思い切って一歩踏み出せば、「言われたことしかできない」からの脱却が簡単にできます。
彼は言ったことをキチンとやるだけじゃなく、自分で考えてマニュアルを作ったり、プラスαの付加価値をつけられる人材だ。
こう思われたら嬉しいですよね。
マニュアルの作り方
仕事と並行して作れ！
マニュアルを作った方が良いのは分かったけど、正直めんどくさい。時間も取れないし。
こう思う人は多いでしょう。
マニュアル化は何で面倒くさいのか。それは「後からまとめて作ろうとする」からです。
後からまとめて作ろうとすると、
- やり方を覚えておらず、もう一度調べたり思い出すことから始める
- マニュアルを作るために、その仕事で使うソフトやツールを起動する
- まとまった時間を確保しないといけない
こんな良くないことが起こります。もう非効率の極みですね。
じゃあどうすれば良いか。
面倒くささを感じずにマニュアル化をする方法はズバリ
実際の仕事と並行してマニュアルを作ること
です。
そう、マニュアルを作りたい仕事をしながら、マニュアルを作ってしまうんです。
そうすれば、上で書いたような無駄を一切省くことができます。
まとまった時間を確保する必要もなし。
だってその仕事をやっている時間で作るんだから。
マニュアルを作っている分、その仕事にかかる時間は若干増えてしまいますが、あくまで若干です。
時間をかけないで作るには？
マニュアルは、以下の手順で作ればほとんど時間がかかりません。
前提：マニュアル化したい仕事に慣れていない。PCを操作する仕事である。
マニュアル化の手順
- まず、マニュアルを作るためのソフト(ワードかパワポがオススメ)を開く
- その仕事のやり方を聞く、調べる(慣れていないので)
- 聞いたやり方通りにPCを操作する
- 操作画面のキャプチャをとる
- ワードやパワポに貼り付ける
- 手順や注意点などを書き込む
これを繰り返すだけ。簡単そうでしょ？
マニュアルは綺麗に作ろうとしなくて良いです。余計な時間がかかるので。
基本、画面のキャプチャと一言説明があれば十分。
マニュアル作成には、wikipyというマニュアル作成・共有サービスを使うのもアリです。
まとめ
今回は仕事が覚えられない時の対処法を書きました。
最後にまとめです。
- 仕事が覚えられない時の対処法は、「覚えるな！マニュアルを作れ！」
- マニュアル化は自分のためだけじゃなく、他のメンバーのためにもなる。しかも簡単に「言われたことしかできない」からの脱却が可能である。
- マニュアルを時間をかけずに作るには、マニュアルを作りたい仕事をしている最中に並行して作ることである。
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