仕事で毎日会議ばかりで肝心の業務が全然進まない。会議中は自分の仕事のことで頭が一杯で集中できないし。会議ばかりで一日が終わると謎の達成感はあるけど、自分の仕事が終わっていないことを思い出して自己嫌悪。こんな会議ばかりの日常から抜け出したい。
こんな悩みを解決します。
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仕事で会議ばかりの日常から脱出するための対策3つ
あなたは仕事で会議をすることが多いですか？
まさか
- 会議だけで一日終わった日がある
- 会議が多すぎて自分の仕事が進まない
こんな状況になっていませんか？
役職が上になるとある程度仕方ない部分もあります。
ただ、役職もそこまで上じゃなく、仕事をバリバリ進めていかないといけない若い社員が、会議ばかりの日常を送っているとなると危険です。仕事は会議以外の時間で進むからです。
こういう状況になると、自分の仕事が進まなくなります。
残業を増やして無理やり進めることもできますが、会議が多いがために残業・・・というのもなんだかなあという感じです。
だから会議ばかりの状況からは早めに抜け出した方が良い。
ということで、今回は会議ばかりの日常から脱出する方法3つを紹介します。
もちろん仕事を進める中でどうしても他者を含めた意思決定が必要な場面はあるので、会議を全否定しているわけではありません。あくまで会議ばかりの状況を危険視しています。
会議ばかりの日常から脱出する方法は次の3つです。
会議ばかりの日常から脱出する方法 3つ
- 自分の業務を予定に組み込む
- 会議に出席する必要性を考える
- 会議なしで成立しないか考える
それでは詳しく解説していきます。
方法①：自分の業務を予定に組み込む
会議の予定を入れられそうになったとき。
やるべきことがあるんだけど、予定がないから受け入れてしまう。こんな経験誰しもありますよね？
そんなあなたに聞きたい。
会議以外は予定じゃないと思っていませんか？
自分の業務もれっきとした予定ですよ。
やることリストを作る人は多いですが、何日の何時から何時までやるかを決めている人は少ないんですよね。
本来自分のタスクは取り組む日時まで決めるべきだし、決めてしまえばそれが予定になります。
予定が入っていれば、会議を断わる理由になりますね。
やるべきことがあるのに、会議に出て、後々困るのは自分です。
自分の時間は自分で守りましょう。
もちろん、何でもかんでも自分の予定を優先しようということではありません。緊急かつ重要な会議の場合は、会議に出るべき。結局自分のタスクと会議を天秤にかけて、どちらかを選ぶ。仕事の優先順位付けの範囲の話です。
仕事の優先順位づけについての話は、仕事の優先順位のつけ方｜重要度と緊急度に加えたい判断基準2つを参照して下さい。
方法②：会議に出席する必要性を考える
会議に呼ばれたは良いけど、後で
この会議、自分が出る必要あったかな？
って思ったことのある人も多いと思います。
自分が出る必要性は、出来れば会議の案内がきた時点で考えておきたいところ。
もし自分が出る理由がわからなかったら、素直に相手に会議に出る必要性を聞きましょう。
なかなか聞けない場合
とはいえ、相手が目上の人だったり、苦手な人だったり、・・・色んな理由で自分からは聞きにくい場合もありますよね。
そんな時は、上司に頼りましょう。
上司に相談して、その会議に出るべきかどうかの判断を仰げば良いです。出席不要と判断されたら、そのまま上司から会議の主催者に掛け合ってもらいましょう。
上司からすれば、当然自分の部下には無駄な時間を使って欲しくないと思っているはず。出る必要のない会議に出て無駄な時間を過ごすより、自分の仕事に集中して成果を出して欲しいですからね。
なので、上司も真剣に考えて判断してくれるはずです。
上司への相談が苦手な人は、相談苦手を克服する方法｜意識したい3つのことを要チェックです。
何となくで会議に呼んではいけない
会議は、出席している人数×時間のコストが使われることになります。
もし出る必要がない人が会議に出ていたら、その人数分のコストが無駄になるということになります。
このコスト意識を持てば、自然と必要な人だけを人選して会議に呼ぼうと思うはず。
でもなんとなく
- とりあえず関係しそうだから
- 知っておいてほしいから
みたいな理由で会議に呼ぶ人が結構多いです。結果「出席者が10人を超える、けど発言しているのは2,3人」みたいな事態が発生します。
だからこそ、自分がその会議に出る必要性を吟味することは非常に重要です。
逆にいうと、自分が会議を主催する時にここを意識しないといけないということです。
会議の出席者の人選の条件は
結論を出すのに寄与できるか
これです。
この条件を満たす最低限の人数を呼ぶようにすることが大事です。
方法③：会議なしで成立しないか考える
会議の目的から考えて、「本当に会議をやらないと目的が達成できないか」を考えます。
そもそも会議なしで物事が進んでいくのがベストです。
でも
これ会議する必要あったかな？
こんな風に思った会議も少なくないはず。
私たちサラリーマンは、「会議ありき」で物事を進めようとしがち。
でもよくよく考えれば、
- 個別相談
- 資料の共有
みたいなことだけで解決できることは多いです。
やりたいことは会議ではなくて、目的を達成すること。目的を達成するのに会議以外の手段があるならば、それを提案するのも会議を減らすことにつながります。
例えば
- 状況報告だけの定例会議
- 資料を読み上げるだけの情報共有会議
- 個別相談・資料を共有すれば目的が達成できる会議
- 目的がよくわらかない会議
こんな会議はやめても支障がないと思います。
まとめ：会議を全くやらずして仕事が進むのが理想系
今回は会議ばかりの日常から脱出するためほ方法3つを紹介しました。
結局は
- 会議に出ない
- 会議をやらない
これしかないんですよね。
冒頭でも書きましたが、
会議を全くやらずして仕事が進む
これが理想系です。
完全にやらないのは難しいとしても、この理想系が頭にあるだけでも、自然と会議ばかりの状況から抜け出す方法を考えられるようになるはずです。
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