会議で的外れな発言ばかりしてしまう。的外れなことを言うのが怖くて、会議で一言も話さず終わることもしばしば・・・会社での自分の存在意義って何だろう…？
会議は仕事において切っても切れないもの。こんな悩みに対する解決策を述べます。
この記事はこんな人にオススメです
- 「自分の的外れ発言グセを直したい」
- 「会議でなかなか発言できない・・・」
- 「的外れな発言が多い部下に適切な指導がしたい」
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会議で的外れな発言をしてしまう人の特徴
仕事で会議に出るからには、
- 「貢献したい」
- 「良い発言をしたい」
- 「みんなからよく思われたい」
誰しもこんな気持ちを持っていることでしょう。
そんな中、的外れな発言をしてしまうことには誰もが危機意識を持っているはず。
あの人何を言っているのかわからない・・・
議論の流れを止めないでほしいな・・・
こんな風に思われたくないですもんね。
そして今まさに的外れな発言ばかりしてしまっていて悩んでいるあなたに向けて、
今回は会議で的外れな発言をしないための対策を紹介します。
今回の対策を実践すれば、会議で筋の通った発言でき、議論の前進に貢献できるようになるはず。
それでは、会議で的外れな発言をしてしまう人の特徴を見てみましょう。
会議で的外れな発言をしてしまう人の特徴
- 会議の目的を理解していない
- とっさの思いつきで発言してしまう
- 「何か発言しないと・・・」と焦る
- 他人の目が気になって普段通りの自分が出せない
それぞれ詳しく解説します。
特徴1.会議の目的を理解していない
出席する会議の目的を理解していますか？
会議の目的を理解しないと、残念ながらいくら発言しても的外れになってしまいますよ。
目的地がわかっていないのに歩き出してもゴールには辿り着けるけないですよね？
あ、いつもどう発言しようか考えるのに必死で「会議の目的」を考えたことがなかった。
こんなあなたは、次を試してみてください。
- 会議前に会議の目的を確認する
- 会議で質問する
それぞれ詳しく解説します。
事前に会議の目的を確認する
会議の連絡があった時点で、会議の目的も明示されていることでしょう。
あなたがまずやることは、会議の目的を確認すること。
会議の連絡メールを見ても目的がよくわからない場合は
主催者に事前に聞いておくようにしましょう。
特に会議の目的が次のような書き方だった場合は怪しいです。
- 「〇〇について」
- 「〇〇を調整する」
上のような目的だった場合、主催者自身があまり会議の目的を理解していないか、考えていない場合が多いです。
こんな会議は必ず何も決まらない無駄会議になるので、注意しましょう。
会議の目的としてふさわしい書き方は次の2つです。
- 「〇〇を決める」
- 「〇〇を共有する」
会議は「何かを決めるか」または「何かを共有するか」でしか行ってはいけません。会議の目的がこのどちらかの書き方になっていない場合は怪しいので、必ず主催者に問い合わせしましょう。
自分が主催者になった時も無駄な会議をしないよう注意です。「会議の進行が苦手」を解決する3つの方法｜確実に結論を出す秘訣を見て無駄会議をしないよう心がけてください。
会議で質問する
会議中に「この会議の目的」を質問してみましょう。
本当は、会議の最初に主催者がその会議の目的をみんなに改めて共有すべき。
大体の場合は会議の最初に会議の目的が共有されるものの、
目的自体が曖昧だったり、最悪の場合、主催者自身が会議の目的(何を決めたいか)をしっかり考えていない場合があるんですよね。
また、会議の出席者が会議の目的を理解していないことも意外と多い。
出席者「全員」が会議の目的を理解していないと、会議は必ず発散します。
会議中に会議の目的を質問すると、あなただけでなく出席者全員が会議の目的を再認識するきっかけになります。
特徴2.とっさの思いつきで発言してしまう
パッと思いついたことを、何も考えず発言していませんか？
時にはスピード感も大事ですが、基本的には思いついたことが「会議の目的に沿った発言か」を自問自答してから発言するようにした方が良いですよ。
限られた時間で結論を出すなら、「自問自答」がとても大事になります。
特徴3.「何か発言しないと・・・」と焦る
会話についていけず、自分一人だけ取り残されたような感覚に陥ることは若手のうちはままあることです。
次々と飛び交う社内用語、略語、横文字に頭が混乱してしまう。
仕事に慣れてないのだから仕方ない部分もありますが、それでも一言も話せないと劣等感を感じてしまうものです。
そして
せっかく出席しているのだから何か発言しないと・・・
と思って発言するも、的外れな発言になって議論を止めてしまう。
でも、会話についていけていないのに的外れな発言をするなって方が難しいです。
こうした時は無理に発言せず、議論の様子を見るようにしましょう。
発言できないもどかしさはわかります。それでもぐっと堪えます。
もしかしたら自分でもわかる内容が出てくるかもしれないですし。
的外れな発言はしたくない。でも発言できない時間が辛い・・・
という人は
わからないことを質問
してみてください。
会話についていけないけど的外れな発言はしたくない場合は、「わからないことを質問する」のが効果的。
例えば
「先ほどから話に出ている、〇〇(略語)ってどういう意味ですか？」
みたいな感じ。
質問も、わからないことを明確にしそれに対して答えを求めるという、立派な発言です。
ただ、わからないことを質問をしようと思うと
- 「話の腰を折ったらどうしよう・・・」
- 「わからないことが多すぎて何を聞けば良いかわからない・・・」
こんなことが頭をよぎってしまう人もいるでしょう。
✔︎「話の腰を折ったらどうしよう」と思った時は
結論「気にしなくて良い」です。
そもそも会議は出席者全員が共通認識を持って進められるべきです。
わからないことがあったら明確にしながら進めるのが当然であり、それに周りがとやかく言う理由はありません。
それでもやっぱり気になってしまう人は、
「他にもわからない人がいるはず」
という意識を持つとだいぶ質問しやすくなります。
話の腰を折ってしまったらどうしようと考えるのは、出席者の中で「自分だけがわからない」と思ってしまうからです。
例えば出席者の半分がわかっていないことだと知っていれば、質問しやすいですよね？
実際どうかは確認しないとわからないんだから、「みんなわかっていないことだ」という意識で質問してしまえば良いのです。
自分がわからないことを実は他の人もわかっていなかった、ということは実際によくあることです。
✔︎「わからないことが多すぎて何を聞けば良いかわからない」と思った時は
議論によく出てくる用語を見つけて、それを質問しましょう。
よく出てくる用語は、その会議での重要ワードである可能性が高いです。
議事録がホワイトボードに見える状態で記されている場合は、その議事録に書かれている言葉の中からわからない言葉を質問するのでも良いと思います。
特徴4.他人の目が気になって思ったように話せない
発言したいことが明確にあるのに、他人の目が気になって
- 「変なことを言っていると思われたらどうしよう」
- 「うまく話せなかったらどうしよう」
と考えてしまい、思い切って話すも、考えていた通りに話せない。
結果相手に伝わらない、よくわからない発言になってしまう。
このように、他人の目が気になって思ったように話せない場合は次の対策が有効です。
「思ったように話せない」時は
- 自分に自信をつける
- メモにセリフを書いておく
それぞれ詳しく解説します。
自分に自信を付ける
他人の目が気になるのは、自分への自信の無さが原因であることが多いです。
会議に出ている以上立場は同じで、あなたにも発言する権利があります。
自分に自信を持って発言しましょう。
自分に自身を持つための方法は仕事で「自分に自信がない」「自分を出すのが怖い」の解決方法6つにまとめているので、よかったらみてみてください。
メモにセリフを書いておく
不安や緊張で考えていることをうまく言葉にできない時は、話したいことをメモしておくようにすると良いです。
いわゆるカンペですね。緊張しいの人にはこれが効果抜群。
タイミングが来たら、メモを読み上げるだけ。
これで誰でも考えていることを話せますね。
まとめ：的外れな発言は気にしすぎるな
最後にまとめです。
会議で的外れな発言をしないことは、議論を円滑に進める上で重要です。自分が的外れな発言をよくしてしまうとの自覚がある場合は、本記事に書いた対策を取ってみることをお勧めします。
で、ここまで的外れな発言の対策を書いておいてなんですが、
的外れな発言をすることにそこまでビビらなくても良いですよ。
特に若手のうちは、あまり気にせずどんどん発言しても許されます。
そして、良く議論を聞いてみてください。
意外とみんな会議の本筋とは関係ないことを言っているものです。
みんな完全に目的に沿った発言しかしていなければ、会議は15分くらいで終わってしまいます。
もちろんかかる時間は議題の難易度によります。
でも結局1時間とかそれ以上かかってしまうのは、会議の目的と直接関係ない発言が多いからだと思います。
でも、いつもそんなに他の人の発言に対して「的外れだ」と思ったことはありませんよね。
つまりみんな人の話を100%は聞いていないということ。
自分が思っているほど、他人は自分のことを気にしていないのです。
的外れな発言をしないようにと意識しすぎると、発言ができなくなってしまいますからね。
的外れな発言を怖がり過ぎて、本当は素晴らしい意見なのに塞ぎ込んでしまうのが一番勿体無いです。
今回紹介した対策を行動に取り入れたら、あとは考えすぎずに発言してください！
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