会議

【要注意】会議で的外れな発言をしてしまう原因4つと具体的対策

2021年4月1日

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悩む会社員

会議で的外れな発言ばかりしてしまう。的外れなことを言うのが怖くて、会議で一言も話さず終わることもしばしば・・・会社での自分の存在意義って何だろう…?

会議は仕事において切っても切れないもの。こんな悩みに対する解決策を述べます。

わーくん

仕事で会議に出るからには、誰しもこんな気持ちを持っていることでしょう。

  • 「貢献したい」
  • 「良い発言をしたい」
  • 「みんなからよく思われたい」

そんな中、的外れな発言をしてしまうことには誰もが危機意識を持っているはず。

そこで今回は、的外れな発言ばかりしてしまっていて悩んでいるあなたに向けて、会議で的外れな発言をしてしまう原因と対策を紹介します。

本記事で紹介する対策を実践すれば、会議で筋の通った発言でき、議論の前進に貢献できるようになります。

この記事はこんな人にオススメです

  • 「自分の的外れ発言グセを直したい」
  • 「会議でなかなか発言できない・・・」
  • 「的外れな発言が多い部下に適切な指導がしたい」

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会議で的外れな発言をしてしまう原因4つ

会議で的外れな発言をしないために

会議で的外れな発言をして

先輩社員

あの人何を言っているのかわからない・・・

上司

議論の流れを止めないでほしいな・・・

こんな風に思われたくないですよね。

会議で的外れな発言をしてしまう原因は以下の通りです。

会議での的外れ発言の原因

  • 会議の目的を理解していない
  • とっさの思いつきで発言してしまう
  • 「何か発言しないと・・・」と焦る
  • 他人の目が気になる

それぞれ詳しく解説します。

的外れ発言の原因1:会議の目的を理解していない

特徴1:会議の目的を理解していない

出席する会議の目的を理解していますか?

会議の目的を理解しないと、残念ながらいくら発言しても的外れになってしまいますよ。

目的地がわかっていないのに歩き出してもゴールには辿り着けません・・・

悩む会社員

あ、いつもどう発言しようか考えるのに必死で「会議の目的」を考えたことがなかった。

こんなあなたは、次を試してみてください。

  1. 事前に会議の目的を確認する
  2. 会議で質問する
わーくん

それぞれ詳しく解説します。

事前に会議の目的を確認する

まずやることは、会議の目的を確認すること。

会議の連絡があった時点で、会議の目的も明示されていることでしょう。会議案内を見てもその会議の目的がよくわからない場合は、主催者に事前に聞いておくようにしましょう。

特に会議の目的が次のような書き方だった場合は要注意。

  • 「〇〇について」
  • 「〇〇を調整する」

上のような目的だった場合、主催者自身があまり会議の目的を理解していないか、考えていない場合が多いです。こんな会議は必ず何も決まらない無駄会議になるので、注意しましょう。

会議の目的としてふさわしい書き方は次の2つです。

  • 「〇〇を決める」
  • 「〇〇を共有する」

会議は「何かを決めるか」または「何かを共有するか」でしか行ってはいけません。会議の目的がこのどちらかの書き方になっていない場合は怪しいので、必ず主催者に問い合わせしましょう。

わーくん

自分が主催者になった時も無駄な会議をしないよう注意です。「会議の進行が苦手」を解決する3つの方法|確実に結論を出す秘訣を見て無駄会議をしないよう心がけてください。

参考記事

会議で質問する

会議中に「この会議の目的」を質問してみましょう。

大体の場合は会議の最初に会議の目的が共有されるものの、目的自体が曖昧だったり、最悪の場合、主催者自身が会議の目的(何を決めたいか)をしっかり考えていない場合があるんですよね。

また、会議の出席者が会議の目的を理解していないことも意外と多いです。

出席者「全員」が会議の目的を理解していないと、会議は必ず発散し、結論は出ません。

会議中に会議の目的を質問すると、あなただけでなく出席者全員が会議の目的を再認識するきっかけになります。

聞き方には注意!

主催者に会議の目的を聞く場合は、聞き方に注意。「この会議の目的は何ですか?」と、どストレートに聞いてしまうと、相手に対して否定のニュアンスが伝わり、心証を悪くしてしまいます。

「この会議の目的は○○という理解で合っていますか?」

上記のような聞き方だと、あくまで「認識合わせ」のニュアンスになるので、空気を損なわずに済みますね。

とっさの思いつきで発言してしまう

特徴2:とっさの思いつきで発言してしまう

パッと思いついたことを、何も考えず発言していませんか?

時にはスピード感も大事ですが、基本的には思いついたことが「会議の目的に沿った発言か」を自問自答してから発言するようにした方が良いですよ。

わーくん

限られた時間で結論を出すなら、「自問自答」がとても大事になります。

的外れ発言の原因3:「何か発言しないと・・・」と焦る

特徴3:「何か発言しないと・・・」と焦る

若手社員であれば、会議で会話についていけず、自分一人だけ取り残されたような感覚に陥ることはあるあるでしょう。

次々と飛び交う社内用語、略語、横文字に頭が混乱してしまう。仕事に慣れてないのだから仕方ない部分もありますが、それでも一言も話せないと周りに対し劣等感を感じてしまうもの。 

そして

悩む会社員

せっかく出席しているのだから何か発言しないと・・・

と思って発言するも、的外れな発言になって議論を止めてしまう。こんな悩みもあるかもしれませんが、正直会話についていけていないのに、的外れな発言をするなって方が無理です。

こうした時は無理に発言せず、議論の様子を見るようにしましょう。

発言できないもどかしさはわかります。それでもぐっと堪えます。もしかしたら自分でもわかる内容が出てくるかもしれないですし。

それでも、「発言できない時間が辛い・・・」と思ったら

わからないことを質問してみてください。

会話についていけないけど的外れな発言はしたくない場合は、「わからないことを質問する」のが効果的。  

例えば

「先ほどから話に出ている、〇〇(略語)ってどういう意味ですか?」

みたいな感じ。

わーくん

質問も、わからないことを明確にしそれに対して答えを求めるという、立派な発言です。

ただ、わからないことを質問をしようと思うと

  •  「話の腰を折ったらどうしよう」
  •  「わからないことが多すぎて何を聞けば良いかわからない・・・」

 こんなことが頭をよぎってしまう人もいるでしょう。

「話の腰を折ったらどうしよう」と思った時は

結論「気にしなくて良い」です。

そもそも会議は出席者全員が共通認識を持って進められるべき

わからないことがあったら明確にしながら進めるのが当然であり、それに周りがとやかく言う理由はありません。 

それでもやっぱり気になってしまう人は、「他にもわからない人がいるはず」という意識を持つとだいぶ質問しやすくなりますよ。話の腰を折ってしまったらどうしようと考えるのは、出席者の中で「自分だけがわからない」と思ってしまうからですからね。 

例えば出席者の半分がわかっていないことだと知っていれば、質問しやすいですよね? 

実際どうかは確認しないとわからないんだから、「みんなわかっていないことだ」という意識で質問してしまえば良いのです。

わーくん

自分がわからないことを実は他の人もわかっていなかった、ということは実際によくあることです。

「不明点が多すぎてついていけない・・・」となったら?

議論によく出てくる用語を見つけて、それを質問しましょう。よく出てくる用語は、その会議での重要ワードである可能性が高いです。議事録がホワイトボードに見える状態で記されている場合は、その議事録に書かれている言葉の中からわからない言葉を質問するのでも良いと思います。 

的外れ発言の原因4:他人の目が気にな

特徴4:他人の目が気になる

発言したいことが明確にあるのに、他人の目が気になって

  • 「変なことを言っていると思われたらどうしよう」
  • 「うまく話せなかったらどうしよう」

と考えてしまい、思い切って話すも、考えていた通りに話せず、結果相手に伝わらない。よくわからない発言になってしまう。

このように、他人の目が気になって思ったように話せない場合は次の対策が有効です。

「思ったように話せない」時は

  • 自分に自信をつける
  • メモにセリフを書いておく
わーくん

それぞれ詳しく解説します。

自分に自信を付ける

他人の目が気になるのは、自分への自信の無さが原因であることが多いです。

会議に出ている以上立場は同じで、あなたにも発言する権利があります。自分に自信を持って発言しましょう。

わーくん

自分に自身を持つための方法は仕事で「自分に自信がない」「自分を出すのが怖い」の解決方法6つにまとめています。是非ご覧ください。

参考記事

メモにセリフを書いておく

不安や緊張で考えていることをうまく言葉にできない時は、話したいことをメモしておくようにすると良いです。

いわゆるカンペですね。緊張しいの人にはこれが効果抜群。

タイミングが来たら、メモを読み上げるだけ!これで誰でも考えていることを話せますね。

会議での的外れな発言は気にしすぎるな!

で、ここまで的外れな発言の対策を書いておいてなんですが、的外れな発言をすることにそこまでビビらなくても良いですよ。

特に若手のうちは、あまり気にせずどんどん発言しても許されます。

良く議論を聞いてみてください。意外とみんな会議の本筋とは関係ないことを言っているもの。みんな完全に目的に沿った発言しかしていなければ、会議は15分くらいあれば十分なはずです。

でも結局1時間とかそれ以上かかってしまうのは、会議の目的と直接関係ない発言が多いからだと思います。でも、いつもそんなに他の人の発言に対して「的外れだ」と思ったことはありませんよね。

つまりみんな人の話を100%は聞いていないということ。

自分が思っているほど、他人は自分のことを気にしていないのです。

的外れな発言をしないようにと意識しすぎると、発言ができなくなってしまいますからね。的外れな発言を怖がり過ぎて、本当は素晴らしい意見なのに塞ぎ込んでしまうのが一番勿体無いです。

今回紹介した対策を行動に取り入れたら、あとは考えすぎずに発言してください!

まとめ

まとめ

今回は、会議で的外れな発言をしてしまう人の特徴とその対策をまとめました。

会議で的外れな発言をしないことは、議論を円滑に進める上で重要。自分が的外れな発言をよくしてしまう自覚がある場合は、本記事に書いた対策を取ってみることをお勧めします。

  • この記事を書いた人

わーくん

某大企業勤務の会社員。会社に蔓延る「非効率な仕事のやり方」の変革に命を懸ける。業務改善によって個人で社内表彰を受賞した経験有り。若く経験の浅い会社員に向け、約10年の会社生活で培った仕事のノウハウ・悩み解決方法を発信します!

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