今度会議を主催しなくちゃいけない。でも会議苦手なんだよなー。失敗したくないけど、ファシリテーション下手だし、ちゃんと結論が出せるか不安。みんな話したい放題で脱線しまくって、収集つかなくなったらどうしよう。自信ない。
気持ちわかります。でもの記事を読んで実践すれば会議で失敗することは無くなります。
かつては私も会議に対して苦手意識を持っていました。
しかも自分が主催するとなるとなおさら。
会議が始まると案の定時間は延々とかかるし、の割に結論は出ない、、、そんな感じで無駄な会議を連発。
いい加減無駄会議を連発する状況を打破したいと思い、会議に無駄が発生してしまう原因を考え、改善策を色々実践してきました。
その結果、時間もかからず結論を出す会議ができるようになりました。
今回は私が実践してきた内容を基に、会議失敗しないための方法を3つ記していきます。
「会議の進行が苦手」を解決する3つの方法
早速、会議で失敗しないための方法3つを記します。
会議で失敗しないための方法
- 議事録を事前に作成しておく
- 会議の目的を出席者に完全に理解させる
- 会議場所には15分前に到着しておく
それでは、それぞれ詳しく解説してきます。
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方法1：議事録を事前に作成しておく
絶対条件として、事前に議事録を作成して会議に臨んでください。
議事録って、アジェンダとは違うの？
会議で話すことを端的にまとめたものを、「アジェンダ」と呼びますね。
議事録とアジェンダは、確かに似ていますが決定的に違う点があります。
議事録とアジェンダの違いは、結論が書かれているかいないか。
つまり事前に議事録を作るということは、事前に結論を書いてしまう、ということです。
会議とは、主催者が作成した議事録の確認の場。
議事録の記載内容に問題なければ、その時点で会議終了なんです。
この意識があるとないとでは、会議の結論の出やすさに圧倒的な差が生まれますよ。
「ブレインストーミング」と呼ばれる、出席者同士でアイデアを出し合う形式の会議はこの限りではありません。
でも、いきなり議事録なんて書けないよ。
大丈夫。議事録の作成方法は、【必見】失敗しない会議議事録の取り方｜押さえておきたい6つのことで詳しく解説しています。
自分が主催する会議に手ぶら出席は絶対NGですよ。
会議を開いたはいいが、事前準備が十分にできていないがために、グダグダになり結論が出なかった会議を私も何度も見てきました。事前準備の不十分な会議は、出席人数×時間が無駄になる最悪の行為です。
方法2：会議の目的を出席者に完全に理解させる
会議に出席してくれる人に、会議の目的を完全に理解させましょう。
会議の目的を全員が理解することで、会議をスムーズに進めることができます。
出席者に会議の目的を理解させる前にまず、自分の中で会議の目的を完全に明確にできているか振り返ってみてください。
その会議は、何かを決めたいのか、共有したいのか、アイデア出しをしたいのか。
- 決めるのであれば→何をどのレベルで決めるのか。方向性を決めたいのか、詳細まで詰めたいのか。
- 共有するのであれば→何を共有するのか、何の目的で共有するのか。
- アイデア出しであれば→なんのアイデアを出すのか、ジャストアイデアレベルで良いのか、実現性まで考慮した方が良いのか。
以上のように、会議の目的を完璧に明確にすること。
自分の中で目的を明確にできていないのに、出席者が会議の目的を理解できるはずがありません。
明確にした目的は事前に作成する議事録に書いて、出席者にも完璧に共有して、共通認識としてください。
会議の目的が曖昧だと・・・
会議の目的が曖昧だと、、、
議論が必ず脱線します。
目的が曖昧でも、出席者は「会議に出ているからには何か発言しないといけない」という考えでいます。
すると、思ったことや議題の1ワードに引きづられて、目的とは直接関係ない話をし始めてしまうことがあるんですね。
例えば会議の目的が「製品Aの仕様と予算を決める」だったとして
そういえば製品Bにも製品Aと同じ部品aが使われていたよな。製品Bはもう製作に入っているだろうから、見積書を見れば部品aの値段はわかるんじゃないかな。そういえば製品Bの製作はどこまで進んでいるんだろうか？ちゃんと納期までに入ってくるんだろうな？
はい、ちょっと調べてみます。
以上の例は少し露骨ですけど、しっかりと脱線しているのがわかりますよね。
しかも無駄な確認作業まで増えてしまった。
こんな会話になると言うことは、上司は「製品Aについての何か」を決める会議だとは認識しているものの、肝心の何を決めるのかについての意識が甘く、「製品A」と言うワードが先行し、連想される製品Bについての話題を出してしまった。ということになります。
ちなみに、脱線していることに気づいたら遠慮なく脱線していることを指摘して、議論を元に戻してください。会議は出席人数×時間のコストがかけられています。無駄なコストをかけないためにも、脱線させている張本人に気を使わずに指摘して良いです。それが会社のためにも出席している人達のためにもなります。
方法3：会議場所には15分前に到着しておく
これは個人的にかなり大事にしています。
15分前に会議場所についておけば、流石にあなたが一番のりのはず。
誰もいないと、ゆっくりと準備と会議進行のシミュレーションができます。
PCの立ち上げとか、プロジェクタの設置とかが必要でも、15分あれば終わるでしょう。
開始時間ギリギリに会議場所についた場合、不測のトラブルが起こった時に対応できないんです。
例えば開始時間ギリギリに会議場所に着くと
資料の枚数が足りない、、、やばい早くコピーしないと・・・
とか
え、今このタイミングでPCの更新？最悪、、、
とかになるわけです。もうその時点でグダグダですよね。
やっと開始できても、開始前に焦ったためなのか、事前準備しておいたアジェンダも本来よりうまく説明できなった・・・最悪ですね。
まとめ
最後にまとめです。
自分が主催する会議で失敗しないための3つの方法まとめます。
会議で失敗しないための方法1：アジェンダを事前に作成しておく(結論込み)
会議で失敗しないための方法2：自分の中で会議の目的を完璧に明確にし、出席者にも完璧に共有する
会議で失敗しないための方法3：会議場所には15分前に到着しておく
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