仕事をする上で避けて通れない「会議」。そんな会議でやってはいけないことをして、損してしまっていませんか？今回は、仕事の会議でのNG行動を一挙9つ紹介します。会議での自分の行動を見直すきっかけになれば嬉しいです！
会議でやってはいけないこと9選
早速、会議でやってはいけないNG行動9つを挙げます。
会議でのNG行動
- 目的を理解せず出席する
- 発言することが目的の発言
- 否定だけして代案無し
- 議事録を取らない
- 呼ばれたからとりあえず出席
- 遅刻する
- 会議に"のみ"集中する
- 結論のイメージが無いまま会議を主催する
- 議題と関係ない話をする
それぞれ詳しく解説していきます！
1.目的を理解せず出席する
会議には必ず目的があります。
言われてみれば当たり前なんだけど、実際に目的を常に意識して会議に臨めていない人は意外と多かったりする。
目的を理解しない状態で議論に参加しても、議論を脱線させる可能性大です。
目的を意識しない発言はただの雑談ですよー。
目的を理解して初めて、建設的な意見が言えるし、会議に出席する意味があります。
2.発言することが目的の発言
会議に出たからには、何か発言しないと・・・
そう思う気持ちはわかります。
発言しないまま会議が終わると、謎の虚無感に襲われますからね・・・
でもだからといって、無理に発言する必要はありません。
発言することが目的の発言は、的を外した発言になりやすいです。
発言することがないのであれば、その会議自体に出る必要がないのかもしれません。
「会議で意味のある発言ができるようになりたい」と思うあなたは、会議で的外れな発言をしてしまうのはなぜ？4つの原因と具体的対策を読んでみてください。
3.否定だけして代案なし
会議で否定しまくるものの、代案は全く出てこない。
せっかく人が考えてきたことに対して、否定だけしてあたかも
「今日も切り込んだ意見をした。自分はまた会議の中心となったぜ・・・」
みたいな雰囲気出している人いますよね。
この記事を読んでくださっているあなたは、そうはなってはいけません。
会議に限らず、仕事で人の考えや意見を否定する時は、必ず代案を示すべきです。
否定と代案はセット。
これを心がけておきたいところ。
会議は結論を出し、仕事を前進させるために行うもの。そして「意見」なくては会議の結論は出ません。
そんな会議において、意見の否定は「仕事の前進」をストップさせる行為になるんです。
言葉を選ばず言うと、仕事の邪魔をしていることと一緒。
テレビのワイドショーでは、コメンテーターは否定ばっかりで特に提案などしませんよね。あれは、否定をすること自体エンタメであり、結果視聴率が取れる。つまり「仕事が前進する」のでオッケーなんですね。普通の仕事においては、コメンテーターは要りません。
「否定と代案はセット」。これが今回一番伝えたかったことです・・・
4.議事録を取らない
これは会議を主催する側のNG行動ですね。
どんな小さな打ち合わせであっても、議事録を残すべきです。
議事録を残さないと、議論した内容は必ず忘れ去られ、無と化します。
時間が経ち忘れた頃に同じことを確認したり、また打ち合わせたりで、無駄な時間を過ごす羽目になります。
会議議事録の取り方については、【必見】失敗しない会議議事録の取り方｜押さえておきたい6つのことを参考にしてください。
5.呼ばれたからとりあえず出席
「よくわからないけど、呼ばれたからとりあえず出席する。」
若手社員の内はよくあるんですけどね。絶対NGですよ。
自分がその会議に出る必要性を理解して出席しなければいけません。理解しないまま出席すると、ほぼ確実に無駄な時間を過ごすことになりますよ。
会議の趣旨を理解して、「自分がその会議の貢献できるか」を見極めてから会議に臨むようにしましょう。
でも、せっかく誘われたのに断ったら相手に失礼だし・・・
こんな気持ちは全く持たなくて良いです。
もし相手に失礼だと思って必要性の吟味もせずに出席して、結果無駄な時間になったらどうなりますか？
その時間は会社に一ミリも貢献できていないし、その時間で進むはずだった仕事が滞留する。
何より自分自身の時間を浪費したことに他なりません。
仕事は善意で行うものではありません。必要性で行うものです。
自分の時間は自分で守りましょう。
6.遅刻する
当たり前すぎて書くかどうかも迷ったんですが、意外と数分レベルで遅刻する人が多いので書きました。
会議室には主催者なら15分前、主催者じゃないなら5分前には着いておきたい。
会議に遅刻することは、自分の仕事への取り組み方の悪さを露呈させる行動ともとれます。
つまり、遅刻するってことは時間意識がなくダラダラ仕事をしてしまっている証拠なんですね。
目の前の仕事に集中しながらも、こまめに時計を確認していれば、会議に遅れることはありません。
もちろん止むを得ず遅れる場合もあるでしょう。その時は、遅れるのがわかった時点で連絡です。
最近はWEB会議も増えてきたと思います。
WEB会議なら、15分前くらいになったらWEB会議を立ち上げてしまって、あとは自分の仕事をしながら待てば遅刻することはあり得ませんね。
7.会議に"のみ"集中する
会議にだけ集中しちゃいけないの！？
いや、会議には集中すべきです。
でも、会議って自分が主催者でなければ、「ずっと自分のターン」なことって少ないですよね。
自分に関係ない時間が続くような時もありますよね。そんな時にぼーっと話を聞いていませんか？
自分が理解しておかないといけない話ならもちろん聞いておくべきです。でも目的を持たず議論を聞いているくらいなら、他の仕事をした方がマシです。
でも関係ないと思って話を聞いていなかったら、いきなり話を振られることもあるし・・・
確かに、急に質問されたり、話を振られたりすることはありますね。でもそんな時は、大体はその前の議論で「自分に関連しそうなワード」が出てきたりしています。
自分に関係ないと思われる議論の最中は、「自分に関係しそうなワード」に反応するレベルの意識で議論を聞き、残りの意識を他の仕事に向けます。
でもそんな器用なことできない・・・
アイデアを練ったりとか、深い思考を伴う仕事は会議中にやらない方が良いでしょう。会議の内容を完全に聞き落とす可能性が高いので。
会議中にやるべき「他の仕事」は、あまり考えずに進められる「単純作業系の仕事」です。
やっぱり会議中に他のことをやるのは相手に失礼では？という声もありそうですね。でも考えて欲しいのは、会議の目的は「結論を出すこと」。みんなで活発に議論を交わすことではありません。それは手段。つまり会議の目的に立ち返れば、自分に関係ない議論の時間は別の仕事に時間を使うべきだと思うんです。それが会社のため、ひいては自分のための時間の使い方です。
8.結論のイメージがないまま会議を主催する
結論は会議で初めて決めるもの、ではありません。
結論は主催者があらかじめ考えておき、会議で共有・是正するのが正しい姿。
これをやらずすると、会議の時間ばかり取られてしまい、挙句の果てに結論が出ずに終わるなんてこともあり得ます。
何もない状態からスタートするのと、結論案をベースに議論を始めるのでは、議論の質もスピードも全く違います。
しばしば見られるグダグダ会議は、結論が定まってないケースがほとんどです。
9.議題と関係ない話をする
会議はおしゃべりの場ではありません。
「そういえば、、、」とふと思いついた議題とは関係ない話をしてはいけませんよ。
でも、つい熱中してしまうと、自分では気づかないうちに論点からずれた話をしてしまうことはよくあることなんですよね。
だから大事なのは、自分が話した後、「今の話はこの会議の議題に合っていたか？」を都度振り返ること。つまり自分の発言の客観視。
これができれば論点からずれてしまっても、軌道修正することができます。
まとめ：会議苦手な人ほど自分がNG行動をとっていないか確認を
いかがでしたか。
当たり前の内容ばかりでしたか？
当たり前だと思ったあなたは会議マスターかも。
一個でもハッとする内容があったら、次の会議では行動を変えてみることをオススメします。
私も気をつけます・・・
今回は以上です。
