仕事の優先順位のつけ方がわからない・・・よく言われる「重要度と緊急度」もなんかイマイチしっくりこない。
こんな悩みを解決します。
優先順位付けは仕事の基本中の基本。
だけど、あなたはいつも納得する仕事の優先順位付けができていますか？
いつも行き当たりばったりの仕事の仕方をしていたら、いつか仕事量が増えてきたときに太刀打ちできなくなりますよ。
今回は、大企業サラリーマン歴5年以上の私が独自に編み出した、仕事の優先順位付けの新基準をご紹介。実践すれば、優先順位付けがかなりしっくりきて、より多くの仕事を回せるようになるはずです。
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一般的な仕事の優先順位のつけ方
優先順位付けの大事な2つの基準について話す前に、まずは一般的な仕事の優先順位のつけ方をおさらいします。
「早く2つの基準が知りたい！」という方はこちら。
仕事の優先順位は、仕事を重要度と緊急度の二つの軸に分けて評価せよ。
名著「7つの習慣」をはじめ、数々のビジネス書で謳われていますよね。
会社の研修とかでも必ず耳にするから、もう聞き飽きた、という人が多いでしょう。
私もその一人でした。
ただ、この優先順位のつけ方、私にはどうしてもしっくりこなかったんですね。
一般的に言われる、「重要度」と「緊急度」の二つ軸でつけた優先順位が下の表。
上から順に優先順位が高いとされています。
重要かつ緊急の仕事を最優先でやるのはまあわかるんですが、それ以外の3つがなんとも曖昧。
特に重要度の曖昧さが優先順位を曖昧にしてしまっているんだと思います。
人によって重要度の判断基準も違ってくるし、
「そもそも仕事になっている以上全て重要だよなー」
と思ってしまいました。
仕事の優先順位付けの新基準＝「難易度」と「自分がやる必要性」
上で書いた通りで、かつての私は優先順位のつけ方が曖昧な状態だったので、重要かつ緊急の仕事だけをやる自転車操業的な仕事の仕方になってしまっていました・・・
いつも忙しい毎日を少しでも楽にするため、何かもっと良い仕事の優先順位付けの方法がないか自分なりに考えました。
試行錯誤した結果、この後記す2つの基準を加えることで、格段に仕事がスムーズに進むようになったんです。
その基準が次の通り。
仕事の優先順位付け 新基準
- 難易度
- 自分がやる必要性
それではそれぞれ詳しく解説していきます！
優先順位付けの新基準①「難易度」
まず仕事の優先順位付けの基準に加えるべきは「難易度」です。
「難易度」が低いほど、優先順位を高くします。
「難易度」の定義
ここでは難易度の評価方法を以下の通り定義します。
「ゴールが見えていて、あとはやるだけの状態になっているかどうか」
あとはやるだけ状態であれば、難易度は低いと評価でき、まだ道筋が見えていない仕事は難易度高と評価します。
つまり、一言で言うと、「やるだけの状態なら何も考えずすぐにやって終わらせてしまえ！」です。
難易度の低い仕事の例
「難易度」の低い仕事は例えば以下のようなもの。
「難易度」の低い仕事の例
- 既知の情報の入力
- 返信内容がわかっているメールの返信
- PCソフトのインストール、更新
- 書く内容が全て頭に入っている場合の資料作成
以上のような仕事は、最優先でささっと終わらせてしまった方が良いです。
難易度の低い仕事を放置すると、あとで強敵となって襲いかかってくる！？
このような難易度の低い仕事を放置してしまうと厄介なのが、あとで強敵となって襲いかかってくること。
例えば、上で書いた難易度の低い仕事の例の一つ「既知の情報の入力」をお願いされていた悩む会社員の例を見てみます。
お願いされていた情報の入力。あれすぐ終わるし、いつでもできるからとりあえず後回しにしておくか。
〜数日後〜
おい！情報入力終わってないの君だけだぞ！今すぐ入力してくれ！
は、はい(・・・やばい、今別で急ぎの仕事抱えててそれどころじゃない、、、もっと早くやっておくんだった、、、)
〜数時間後〜
はあ、やっと入力できる。・・・あれ、入力する情報が書いたメモがどこか行ってしまった。あれないと何入力すれば良いか思い出せないんだよなー、、、メモ探さないと、、、
こんな感じで、難易度の低い仕事を「すぐ終わるから」といって後回しにしてしまうと、
- いざやらなくてはいけないという状況で他の仕事が入っていて対応できなかったり
- 当時は内容を覚えていたけど時間が経って忘れてしまったり
してしまうことになりかねません。
内容を覚えていない場合、思い出す作業もしくは考え直す作業から始まるので、せっかくもともと難易度の低い仕事だったのが「難易度の高い仕事」に変身します。
これがまさに放置により難易度の低い仕事が「強敵」となった状態。
こうならないためにも、難易度の低い仕事は優先度を上げて片付けておきたいものです。
優先順位付けの新基準②：「自分がやる必要性」
「自分がやる必要性」の定義
次の基準は、「自分がやる必要性」です。
これは「本当に自分がやらなくてはいけないこと」「誰でもできること」を分けること。
「誰でもできること」は他の人に渡すことで、自分が本当にやらなくてはいけないことに集中することができるようになります。
ここの見極めをすることが非常に重要。
「本当に自分がやらなくてはいけないこと」は、自分しか知らない知識を必要とする仕事だったり、今後のことを考えた時に知っておかなくていけないプロセスが絡む仕事であったりします。
自分に与えられた時間は有限
自分に与えられた時間は有限なんです。
「優先順位付けしたら、自分が全てしてこなさないといけない」
という風に考えていませんか？
この考えは危険です。
優先順位付けしたからといって、全ての仕事を自分が終わらせることはできません。
仕事はチームで動かすものです。
チームでたくさん抱えている仕事の中で、各メンバーに合った仕事というものが必ず存在します。
- 「この仕事この人が得意」
- 「この仕事はこの人じゃないとできない」
という仕事があると思います。
そういった見極めをして、自分は自分がやるべき仕事だけに集中する状態を作ることが大事です。
重要度の低い仕事はそもそもやめることを検討せよ
ところで仕事の優先順位付けにおける
「重要度の低い」仕事
って、なんなんでしょうね。
上で書いた通り、時間は有限なんだから、重要じゃない仕事をやっている余裕なんてありません。
そう、重要度の低い仕事はなくすことを考えた方が良いのです。
- 形式だけの定例会議
- 何に使われるのか不明な報告書作成
上記のような仕事は「重要度の低い」仕事にあたるでしょう。
これらは慣習的に行われているだけで、それ自体なんの意味をもたらさないものが多いです。 こういう仕事は思い切ってやめるか、最低でも簡素化や頻度を減らすことを上司に提案しても良いかもしれません。
ただひとつ提案する時に注意したいのは、「重要度の高い仕事に集中したいから」やめたいと伝えること。
そうしないと、ただ面倒臭いからやめたいのか、と相手に取られて取り合ってもらえないかもしれません。
あくまで生産性向上のため、ということが伝われば、上司も前向きに考えてくれると思います。
「やらない」決断が最強の優先順位付けです。
まとめ：優先順位付けができなければタスク管理は始まらない！
今回は私が着想し、実践している仕事の優先順位付けの方法について語りました。
仕事の優先順位付けができて初めて、タスク管理がスタートします。
是非今回書いた方法で、より意味のある優先順位付けをして効率的に仕事をしていってください。
今回の記事の重要ポイントを簡単にまとめますね。
優先順位付けの新基準は、「難易度」と「自分がやる必要性」
- 「難易度」の低い仕事、つまり「やるだけ業務」は最優先でやってすぐ終わらせよう。
- 「自分がやる必要性」のある仕事だけに集中するために、「誰でもできる仕事」は他の人に渡すことを考えよう。
重要度「低」の仕事はそもそもやめることを検討せよ
「やらない」決断が最強の優先順位付け。重要度の低い仕事は思い切ってやめて、重要度の高い仕事に集中しよう。
以上です。
適切な仕事の優先順位付けができるようになったら、以下の「タスク管理」に関する記事もどうぞ！