初めて職場で部署異動することになった。引き継ぎとか必要なんだよね？異動時やることを知りたい。
こんな疑問に答えます。
サラリーマンのほとんどが経験するであろう部署異動。
中にはジョブローテーションという名目で定期的に部署異動する人もいますよね。
実は部署異動が決まった瞬間から、行動を変えるべきなんです。
そこで今回は、部署異動が決まったらやるべきことを紹介します。
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異動が決まったら「引き継ぎ」に全力投球せよ！
早速ですが、部署異動を命じられた人がいますぐすべきなのは
「引き継ぎ」
です！
自分が異動するまでに手持ちの仕事を全て片付けられるなら話は別ですが、そんなこと不可能ですよね。
つまり自分がやり残した仕事は、後任者に引き継ぐことになります。この引き継ぎをしっかりやらなければ、後任者が迷惑するだけでなく、異動後自分に問い合わせが殺到しますよー。
新しい仕事を覚えるのに必死な状況で、前の仕事の問い合わせに対応するなんて地獄です。
だからこそ、異動すると決まった瞬間から、引き継ぎを開始すべきなのです。
引き継ぎのステップは次の通り。
引き継ぎのステップ
- 仕事の仕分けをする
- 引き継ぎ準備する
- 引き継ぐ
それぞれ詳しく説明します。
仕事の仕分けをする
仕事の仕分け、つまり異動日までにやり切る仕事と、引き継ぐ仕事を仕分けることです。
これをやる人が少ないので注意！良い引き継ぎができるかどうかは「仕事の仕分け」にかかっています。
部署異動を命じられたタイミングで、部署異動の日付も明確になっているはず。
異動日の一ヶ月前までには、手持ちの仕事をやりきれるもの・やりきれないものに仕分けしましょう。
引き継ぎ準備する
仕分け結果「引き継ぐ」と判断した仕事の引き継ぎ準備をします。
目安としては異動日の一ヶ月前〜半月前までの期間で引き継ぎ準備します。
引き継ぎ準備では、主に次を明確にします。
- 関連資料の保存場所
- 進捗の詳細
- これからやるべきこと
- 期限と引き継ぎ先
この期間は、とにかく引き継ぎ準備に全力投球です。
引き継ぐ
異動日の半月前には、実際に引き継ぎ先の担当に引き継ぎを行いましょう。
異動日の半月前に説明しておくことで、あと半月は問い合わせ対応期間として使えるのです。
この半月の余裕が大事。ここがギリギリになると、異動先で問い合わせ対応する羽目にあいます。
異動前の引き継ぎにおける注意点
次に異動時の引き継ぎの際に注意すべきことを解説します。
やり切れるか1%でも不安な仕事は引き継ぐ
異動日までにやり切れるか1%でも不安に感じたら、早めに引き継いでしまうことをおすすめします。
「異動までに終わらせることができるか不安。でもギリギリ粘ればなんとかなるかもしれない！」
なんとかやり切ろうとする気持ちは大事ですが、悲惨なのはギリギリまで粘ったのに間に合わなかった時。
進捗も中途半端。引き継ぎの準備も不十分。結果、残されたメンバーに多大な迷惑をかけることになります。
日程に余裕を持って
引き継ぎ日程には余裕を持ちましょう。改めて、引き継ぎに関わる期間の目安を示します。
- 引き継ぐ仕事の決定(〜異動の一ヶ月前まで)
- 引き継ぎ準備(異動の一ヶ月前〜半月前まで)
- 引き継ぎ(異動の半月前)
- 問い合わせ対応期間(〜異動まで)
引き継ぎ用フォルダを作って資料整理
引き継ぎ専用のフォルダを作って、そこに関連資料を保存すると、後であちこち探さなくてよくなるので便利です。
ファイルの保存場所を変えたくない場合は、ファイルのショートカットを貼り付けておけば良いですね。
引き継ぎ先と期限を明確にする
引き継ぐ相手を明確に決めておかないと、後で放置されるリスクが高くなります。
残るメンバーに自分事として認識してもらってはじめて、引き継ぎ完了と言えますね。
また、期限の明確化も忘れずにしておきましょう。
新しいことは始めない
異動が決まったら、新しい仕事は一切引き受けない方が良いです。
異動前に終わることが明らかな仕事ならまだしも、微妙ならどうせ引き継ぐことになるので、他のメンバーに担当してもらいましょう。
異動後、新しい職場ですべきこと
次に異動後にすることをまとめます。
顔と名前を覚える
まずは異動先のメンバーの顔と名前を覚えます。
それだけではなく、それぞれが何を担当していて、どんな立場なのかまで掴んでおくべきです。
仕事の全体像を理解する
異動した部署が行なっている仕事の全体像を把握しましょう。
仕事の全体像は、最初に異動先の上司から説明があると思います。ただ、忙しい部署だといきなり個別の仕事を振られる可能性も。そうであっても、しっかり時間を取って上司からの説明を求めるべきです。
部署の仕事の全体像を理解していないと、言われたことしか出来なくなるし、言われたことも俯瞰してみたときに最適な方向性なのか判別ができなくなります。
結果無駄な時間を過ごす可能性が高くなるので注意。
作業フォルダを理解する
新しい部署で使っている作業フォルダの構成を教えてもらいましょう。
フォルダ構成が分からないと、新しく資料を保存する時に迷います。
まとめ
今回は職場異動が決まったときにやるべきことを解説しました。
引き継ぎと一口に言えば当たり前なんですが、計画性を持って、段階を踏んで引き継ぐことが大事ということですね。
今回は以上です。
