タスク管理が苦手。色んな人から色んなことをお願いされて、増えていくタスク。全て管理できずに、締切ギリギリになって気づいて、焦って終わらせることもしばしば。何か良いタスク管理方法はないかな・・・
こんな悩みをスケジュール帳が解決します。
仕事のタスク管理は「ポケットサイズのスケジュール帳」で！
最強のタスク管理方法は圧倒的シンプルです。それは・・・
ポケットサイズのスケジュール帳にやることを全て書き込むです。
「別に普通じゃん！しかもポケットサイズ限定？」
って思われるかもしれませんが、これが最強の仕事の管理法なんです。
これができていたら、仕事を忘れるなんてことは起こりえません。
「ポケットサイズのスケジュール帳にやることを全て書き込む」
一文ですが、色んな意味が込められています。
ポケットサイズのスケジュール帳にやることを全て書き込むことで、以下に記す「タスク管理に大事な要素」を全ておさえることができます。
タスク管理の大事な要素
- やることの一元管理
- 言われたらすぐ書き込む
- やることをやる日の欄に書き込む
それぞれ解説していきます。
タスク管理の大事な要素1：やることの一元管理
やることをあちこちに書いてしまっていませんか？
例えば、PCのメモ帳とか、付箋とか、あるいはA4の裏紙とか。
こうやってあちこちにやることを書いてしまうと、絶対に忘れます。
で、なんであちこちに書いてしまうかというと、「やること」が会議室や出張先など、様々な場所でやることは発生するから。
そこで一々PCを開いてやることリストに追加する、なんてことやらないですよね。
なので基本的にはメモ帳とかにやることを書いていくと思いますが、ここでありがちなのが
「メモ帳持ってきてない！！」
そうなんですよ、私がポケットサイズに限定したのは、メモ帳忘れた！を避ける為だったんです。
ポケットサイズであれば、常にポケットに入れておけばいいんだから。
どこへ行っても、忘れたくても忘れない状態を作ることができます。
余談ですが、忘れ物が多い人は、忘れたくても忘れない状態を作ることが大事ですね。意識する、という対策はそれ自体簡単に忘れてしまいますから。
大きなメモ帳を使った場合どうなるか。
大きなメモ帳は基本机の上に置いてあるので、持っていくのを忘れたり、「持っていくのが面倒だから置いておくか」となってしまうわけです。
その結果、出先でA4裏紙とかあり合わせのメモ帳とかにやることを書いて、そのまま忘れ去れていく・・・。
やることリストは、一元管理。これは基本です。
ちなみに、やることを付箋で管理するのは個人的にオススメできません。付箋を見えるところにベタベタ貼っているのを見ると、忙しく仕事をこなしている感が出ますが、その付箋、簡単に吹き飛びますよ。簡単に剥がれてどっかいきます。そしたら、そのやることとはやらずにおさらばです・・・
タスク管理の大事な要素2：言われたらすぐ書き込む
○○の案件、やっておいて。
はい、わかりました！
こんなふうに、口頭だけで仕事を指示されることも多いでしょう。
「はい、わかりました」
の返事だけでは必ず忘れますよ。
指示されたら、即やることリストに追加するようにしましょう。
「指示されたら即」です。すぐに書かないと、記憶が曖昧になり、内容がどんどん劣化していきます。
もうこれは、意識して癖づけるしかないです。
これも、ポケットサイズのスケジュール帳であればいつでもどこでもすぐに書き込むことができますね。
やっぱりポケットサイズのスケジュール帳は最強です・・・
ということで、言われたらすぐ書き込む、これを意識しましょう。
タスク管理の大事な要素３：やることをやる日の欄に書き込む
あとよくやりがちなのが、その日のやることリストにやることをどんどん書き足していってしまうこと。
これをやると、永遠に0になることのないやることリストの完成です。
今日やろうと思って書いたけど、今日終わらなかったから明日のやることリストに転記しよう。
という感じで、ずる、ずる、とやることが次の日に流れていきます。終わる仕事も終わっていきません。
そこでオススメしたいのが、
やることをやる日の欄に書く
ということです。
単純明快ですね。でも大事です。
これは必ずしも今日やらなくちゃいけない仕事じゃないな・・・
という場合、その仕事をやる日の欄に書くんです。
やる日の欄に書けば、単純に1日あたりの仕事の負担が減らせます。
で、これをやるにはスケジュール帳が必須です。
メモ帳じゃ日を分けてやることを管理することはできませんからね。
オススメは見開きで一週間の予定が見れるタイプのスケジュール帳。
こういうやつですね。
一週間のやることが俯瞰で見れるので、自分がいつ何をやるべきかを把握しやすくなります。
月単位でもいいんですが、3週間4週間後のスケジュールなんてよめないですからね。私は週単位をオススメします。
この管理方法は、「その日やらないことの選択」とも言えます。
仕事の管理においては、その日やらないことをいかに見出して切り捨てていくかが大事なんですね。
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スケジュール帳によるタスク管理の欠点
今回紹介した、ポケットサイズのスケジュール帳によるタスク管理は、個人のタスク管理をするには最強の方法です。
ただ一つ欠点があるとすれば、チームでタスクの共有ができないということですね。
アナログなので当たり前ですが・・・
タスクの共有には、デジタルなタスク管理ツールを使いましょう。
Stock
という情報共有ツールを使えば、PCやスマホでタスク管理ができるだけでなく、チームでタスク管理状況を共有することができますよ。
現状のチームのタスク管理方法がイマイチ・・・という人は上司に導入を提案してみても良いかもしれません。
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- タスク管理ツールによるタスクの共有
- スケジュール帳による個人のタスク
この組み合わせが1番確実なタスク管理の方法ですね。
まとめ：ポケットサイズのスケジュール帳に全てを書き込め！
最後にまとめです。
タスク管理の大事な要素は以下。
- やることの一元管理
- 言われたらすぐ書き込む
- やることをやる日の欄に書き込む
以上を全て可能にする方法は、ポケットサイズのスケジュール帳にやることを全て書き込むこと。
ただし、スケジュール帳によるタスク管理だけだとチームでのタスク共有ができないので、別にタスク管理ツールを導入するのがオススメ。
最後にオススメのスケジュール帳を紹介しておきます。
今回は最強のタスク管理方法を紹介しました。タスク管理については、次の通り他にも記事を書いているので、良かったら見てみてください。
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