仕事のタスク管理は大事。でも、タスク管理をする上で一番重要な「時間の見積もり」をやってる人少ないんじゃないでしょうか。今回は、仕事のタスク管理の基本中の基本、でもやっている人が少ない、時間の見積もりの方法を紹介します。
この記事はこんな人にオススメです
- 仕事がなかなか終わらない
- やること多すぎてパニック
- どうも仕事が進んでいる感じがしない
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仕事に取り掛かる前に「時間の見積もり」してますか？
- 仕事がなかなか終わらない
- やること多すぎてパニック
- どうも仕事が進んでいる感じがしない
こんな人に聞きたい。
自分の仕事に、いきなり取り掛かっていませんか？
そんなことしたら、知らない土地で地図も見ずにいきなり走り出すようなものですよ。
知らない土地に行く時、ちゃんと地図を見て、目的地までの所要時間を把握してから行きますよね？
それと同じで、仕事もいきなり取り掛かるのではなく、仕事ごとに所要時間の見積をしてから取り掛かるのが大事です。
見積もりのメリット
制限時間が設けられて集中できる
仕事の時間を見積もってから取り組むと、見積もり時間内に仕事を終わらせようという気持ちになります。
つまり見積り時間が制限時間になるということ。
人は制限時間があると、集中力が増します。
予定が立てやすい
仕事毎に時間の見積もりをすることで、その日の予定を立てることができます。
見積もりをすれば、
○月○日の9時から10時まで仕事Aをやって、10時から12時まで仕事Bをやって・・・
という感じで予定を立てることができます。
そんなの言われれば当たり前のように聞こえる。
でも多くの人は会議の予定はしっかりスケジュール帳に入れるんだけど、自分のタスクの時間割までは書いていない。
「会議時間以外はフリー」という考えの人が多い気がします。自分のタスクの時間もれっきとした予定です。
できないことがわかる
上で書いた通り時間を見積ってスケジュールを決めると、「その日できないこと」がわかります。
例えば、タスクA・B・C の3つの仕事を抱えている場合、
優先度はタスクA・Bが高いな。
じゃあ今日午前中はタスクAで3時間、会議が1件で1時間。
で、午後は会議が2件続いて計2時間に、タスクBに2時間。
このスケジュールでいこう。
「残業なし、一日8時間勤務」という前提で考えると、これで一日の業務が終わるということになります。
つまりタスクCについては「今日はできない」という判断になりますね。
この「できない」判断ができることが重要。
しかも時間見積もり有りでスケジュールを決めていれば
今日予定空いてる？会議を一件やりたいんですが。
すみません、今日は予定が埋まっているので明日以降にしてもらえますか？
こんな風に急に会議の予定が入って自分のタスクをする時間がなくなる・・・という事態を回避できます。
時間の見積もりをしない場合どうなるか？
よし、今日は頑張ってタスクA・B・Cを全部終わらせるぞ！
数分後
今日予定空いてる？会議を一件やりたいんですが。
はい、すでに会議が3件入っているのでその時間以外であれば大丈夫です・・・
数時間後・・・
あー結局今日急遽入った会議が長引いて、タスクAしか終わらなかった・・・
各タスクに何時から何時間かけるか、これが曖昧ゆえにこんなことが起こってしまいます。
仕事の時間の見積もり方法
実力より多めに
相当慣れている仕事なら別ですが、
「この仕事は過去1時間でできたから、1時間で見積もっておこう」
これは少し危険です。
仕事中には想定外の出来事がつきもの。
- 電話対応
- 話しかけられる
- 過去にやった同じだと思っていた仕事と若干勝手が違う
- PCがフリーズする
こんなことよくありますよね。
これらを想定して、実力より多めに見積もっておくことが重要です。
目安は実力値の1.5倍。
このくらいは多く見積もっておくと、余裕を持ったスケジュールになります。
多めに見積もって早めに終わったとしても、他の仕事に取り掛かればいいだけです。
30分単位で
見積もりは30分単位でするのがおすすめです。
1時間だと粗すぎるし、30分より短いと細かすぎて管理しづらいんですよね。
帰宅する前に、次の日の予定を立てる
時間の見積もりをいつやるか。
できれば毎週金曜日の帰宅前に、次の1週間の予定を立てるのが良いです。
もちろん何時から何を何時間やるか事細かに書いた上で。
難しければ、最低でも帰宅前に次の日の予定を立てておきたいところです。
こうすることで、朝からスタートダッシュが切れます。
当日の朝その日の予定を立てていると出遅れます。
まとめ
今回は仕事に取り掛かる前の、仕事の時間の見積もりのメリットと見積もり方を紹介しました。
仕事のタスク管理においては基本中の基本なんだけど、やっていない人が多いと思い今回この記事を書きましたがいかがでしたか？
時間の見積もり、かける労力の割に得られるメリットが多いので、ぜひやってみてください。
