タスク管理

【忙しすぎる...】仕事の「キャパオーバー」を解決する方法5つ

2021年5月9日

悩む会社員

仕事が多すぎてキャパオーバー。他のメンバーも忙しいから仕事をシェアすることもできない。どうしたらキャパオーバーの状態から解放されるの?

こんな悩みを解決します。

わーくん

仕事のキャパオーバー。つまり仕事量が多すぎて回っていない状況。

「いくら仕事をこなしても仕事がなくならない・・・」

こんな状況が続くと、モチベーションは下がるし、精神的にも追い詰められきます・・・挙げ句の果てには「仕事行きたくない」状態に陥る場合も。

とても健全な状態とは言えないので、すぐに対策が必要です。

そこで今回は、仕事がキャパオーバーになった人が取るべき対策を5つ解説します。

わーくん

仕事のキャパオーバーを解決して、明るい会社生活を取り戻しましょう!

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キャパオーバーになる原因は大きく2つ

キャパオーバーになる原因は大きく2つ

キャパオーバーになる原因は大きく次の2つに分かれます。

仕事がキャパオーバーになる原因

  • 仕事のスピードが遅い
  • 単純に仕事量が多い

それでは詳しくみていきましょう。

キャパオーバーの原因1:仕事のスピードが遅い

仕事のスピードが遅い

仕事が多すぎてキャパオーバー・・・と思っていたら、

実は仕事のスピードが遅いだけかも。

仕事が遅ければ、当然仕事がどんどん溜まっていき、キャパオーバーになるのは必然のこと。

キャパオーバーの状況を悲しむ前に、まずは自分の仕事の仕方に問題がないか確認し、問題があれば改善して、仕事のスピードを上げましょう。

わーくん

何事もまずは自責思考、これ大事ですよ!

具体的には次の観点で自分の仕事の仕方を振り返ってみてください。

仕事の仕方 振り返りの観点

  • 集中できる環境で仕事をしているか?
  • タスク管理がちゃんとできてきるか?
  • 進め方は間違っていないか?

振り返ってみて問題があれば、問題を改善することで仕事のスピードアップにつながります。

それぞれ詳しく解説します。

集中できる環境で仕事をしているか?

まず確認するのは仕事をする環境です。

仕事に集中できる環境で仕事をしていますか?

  • よく話しかけられたり
  • 電話が多かったり
  • 周りの話し声が気になったり

上記のような、集中できない環境で無理して仕事をしている人も多いのでは。

集中できない環境を「しょうがない」と思ったり、集中できない環境に対する「不満」だけで終わった瞬間、あなたのキャパオーバーは始まってしまいます。

集中する環境は、自分で作り出すもの

例えば上で書いたような例なら、電話には出ないとか、場所を変えるとか、やりようはあります。

わーくん

集中力を高める方法は以下の記事にまとめているので見てみてください。

参考記事

タスク管理はちゃんとできているか?

次に振り返るのは、タスク管理の方法

沢山ある仕事に、無計画で闇雲に取りかかっても絶対終わりません。仕事が多ければ多いほど、仕事の優先順位をつけ、何をいつやるか、計画を立てるべきなのです。

一般的に仕事の優先順位付けは、仕事の緊急度重要度に分けて行うもの。

ただ、この2軸(緊急度・優先度)では十分な優先順位付けはできないと私は考えています。

理由は単純、重要度の概念が曖昧だから。

わーくん

仕事だったら全部重要なはずですよね・・・

そこで、グッと優先順位が明確になるある2つの指標を私が考案したので、詳しくは以下の記事を見てみてください。

参考記事

仕事の進め方は間違っていないか?

  • 仕事に集中できる環境
  • 正しい優先順位付け

以上ができるようになったら、あと正しい仕事の進め方ができればOK。

仕事が全然進まない!という人は進め方が間違っているかもしれません。次の記事を見て対策をとってみてください。

参考記事

キャパオーバーの原因2:単純に仕事量が多い

単純に仕事量が多い

仕事のスピードは問題ないのにキャパオーバーになっているとしたら、単純に仕事量多さが原因かも。

仕事量が多いなら、キャパオーバーを解消するためにやれることは

仕事を減らすこと

これしかありません。

仕事を減らす方法は次の通りです。

仕事を減らす方法

  • 無駄な仕事をやめる
  • 手を抜く

それぞれ詳しく解説します。

無駄な仕事をやめる

仕事を減らすためには、まず無駄な仕事をやめてみること。

今抱えている仕事を書き出してみて、無駄な仕事がないかを考えてみましょう。

無駄な仕事とは、例えば以下のようなもの。

  • 報告だけの定例会議
  • 資料を読み上げるだけの会議
  • 結果が出ないことが明らかな仕事
  • 何に使われるかわからない資料作成
  • 何にも使われない情報入力

上記のような仕事は、思い切ってやめることを上司に提案してみましょう。

関連記事

手を抜く

手を抜くというのは、決してサボれと言っているわけではありません。仕事によって力の入れ方を調整するということです。

キャパオーバーを防ぐには、手を抜ける仕事は上手く手を抜くことが大事。

じゃあ手を抜ける仕事はどんな仕事なのか。それは一言で言うと、

会社の利益に直接結びつかない仕事。

例えば

  • 社内向けの報告書作成
  • 社内メールの体裁
  • 社内で完結する資料の体裁

などが当てはまりますね。

これらのアウトプットのクオリティがどうであろうと、会社の利益には関係ないですよね。

変に見た目のクオリティを上げる等に時間をかけすぎないようにしましょう。

わーくん

ずるいと思われるかもしれませんが、これもサラリーマンを生き抜くスキルの一つ。

徐々に力を抜いて(例えば30分かけていた仕事を15分で終わるクオリティにしてみて)、上司の反応を見ながら調整していくとあからさま過ぎなくて良いです。

逆に、

  • 新しい商品の企画を考える
  • 製品原価を下げるアイデアを考える
  • 業務改善のアイデアを考える

こういう付加価値の高い仕事にはじっくり時間を使うようにしましょう。

「会社の利益に結びつかない仕事」は試しに力を抜いてみよう!

それでも解決しなかったら・・・上司に相談しよう

それでも解決しなかったら・・・上司に相談しよう
  • 自分の仕事のスピードには問題ない。
  • 無駄な仕事は排除した。
  • 上手く手を抜けるようにもなった。

それでもキャパオーバーが解消されない場合・・・

こうなったら自分でできることはもうありません。諦めて上司に相談しましょう。

上司に相談するのが億劫だ、という人は次の記事を参考にしてみてください。

参考記事

まとめ

まとめ

今回は仕事でキャパオーバーになった時の対処法を開設しました。

冒頭にも書いた通り、キャパオーバーの状況が続くと確実に精神がすり減っていきます。

人生を豊かにするために仕事があるのに、その仕事で精神をすり減らしていたら本末転倒。

大事なのは自分です。

「キャパオーバーになってきたな」と感じたら、早めに手を打つようにしましょう。

今回は以上です!

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