この間「要領が悪い」って言われた。確かに仕事が遅くて、仕事が溜まっていく一方だ・・・。原因を突き止めて現状を打破したい。
こんな悩みを解決します。
「要領が悪いので仕事がなかなか終わらない・・・僕には仕事の才能がないのかな」
こんな悩みをお持ちのあなたに朗報。
仕事の要領が良い・悪いは才能なんかではなく、「考え方や取り組み方の少しの違い」が差に現れているだけです。
だから、少し行動を変えるだけですぐに解決することができるのです。
今回は、仕事の要領が悪い人がやってしまっていること7つとその対策を解説します。
明日から対策を実践して、仕事が溜まるストレスから解放されましょう！
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仕事の要領が悪い人の特徴7つと改善策
「要領が悪い」とは、つまり「非効率」な手段をとってしまっているということ。
「非効率」の観点で仕事の要領が悪い人の特徴をピックアップしてみます。
要領が悪い人の特徴
- 何でも自分で解決しようとする
- 全ての仕事に全力投球
- 休めていない
- 残業でカバーしようとする
- ゴールが明確でない
- 道筋が明確でない
- オリジナルにこだわりすぎる
それぞれ詳しく解説していきます。
要領が悪い人の特徴1：何でも自分で解決しようとする
自分で何でも解決しようとしてしまう人は、マインドチェンジすべきです。
その姿勢そのものは素晴らしいのですが、苦手な事や分からない事まで自分で解決しようとすると無駄に時間を費やしてしまいます。
「会社での仕事は個人ではなくチームで進めるもの」という意識を持って、適度に人に頼りましょう。
というか、苦手なことは最初から得意な人に任せてしまうくらいが丁度良いです。
「どうしても人に頼るのが苦手・・・」という人は、次の2記事を読むことをオススメします。
要領が悪い人の特徴2：全ての仕事に全力投球
全ての仕事に全力で取り組むのは要領が悪いです。
なぜなら、仕事には「適度に力を抜いて良い仕事」と、「全力を尽くすべき仕事」があるから。
力を抜いて良い仕事は、例えば次の通り。
- 社内向けの報告書作成
- 社内メールの体裁
- 社内で完結する資料の体裁
このような仕事は、例えば今までかけていた時間の半分で終われるレベルで取り組んでみるのはどうでしょうか。
要領が悪い人の特徴3：休めていない
要領が悪い人は休むのが下手です。
「最近疲れているな・・・」
って時誰しもありますよね？
疲れている時に無理して仕事をしても、細かいミスが増えたり、いつもならすぐ終わる仕事に余計に時間がかかったりと、良いことありません。
要領の良い人は、調子の悪い時はスパッと休んでリフレッシュできます。
「休む」を仕事の効率化の一手段として捉えるのはどうでしょうか。
周りに休む人が少なくても休みにくい・・・と悩む人は次の記事をどうぞ。
仕事中の休憩も大事です。適度に休憩を入れることで1日の集中力を維持することができますよ。
以下の記事では、昼休み以外の明確な休憩時間がない人向けに、仕事中の休憩の取り方を解説しています。
要領が悪い人の特徴4：残業でカバーしようとする
要領が悪い人は、残業ありきで仕事の計画を立てがちです。
残業が常態化している場合は、もしかしたら残業が原因で仕事の効率が悪くなっているかもしれません。
残業は、夜遅くなるほど疲れがたまって、集中力が落ち、効率が悪化していきます。さらには寝不足で次の日のパフォーマンスにまで影響が出て最悪。
本来残業は、定時内で終わりきらず、かつその日にやらないといけない業務をやる時間。
まずは定時ベースで1日の計画を立ててみることをオススメします。
要領が悪い人の特徴5：ゴールが明確でない
仕事のゴールを明確にしないままスタートする、見切り発車的な仕事の仕方は要領が悪いですね・・・
仕事に取り掛かる前に、その仕事のゴール、つまりどういう状態になったらその仕事が完了したと言えるかを明確にしておくことが大事です。
例えば資料作成では、細部までこだわろうと思うといくらでも時間をかけられちゃいます。
体裁を整えたり、図表を入れてわかりやすくしたり、文献を引用したり、、、などなど。
でも求められているのがラフなアウトライン作成までだったら、上のような細部へのこだわりは全て無駄に・・・
だからこそ、仕事に取り掛かる前に、仕事の依頼主とアウトプットイメージのすり合わせをすべきなのです。
要領が悪い人の特徴6：道筋が明確でない
単発ですぐ終わる仕事なら良いですが、細かいタスクを積み重ねて一つの目標が達成される仕事の場合、ゴールを明確にするとともにゴールに至るまでの道筋を明確にしないのは要領が悪いと言えます。
ゴールまでの道筋を明確にするのには、ガントチャートが使えますよ。
ガントチャートとは次のようなものです。
上図のようなガントチャートを作成する手順は次の通り。
ガントチャートの作成手順
- プロジェクトA達成に必要なタスクを洗い出す
- 各タスクの必要期間とタスクの制約関係を明確にする
- 各タスクの担当を明確にする
- 各タスクのスケジュールを明確にする
- 上記を日単位スケジュールに書き出す
タスクの制約関係：タスクAとBが終わらないとタスクCに移行できない、などの工順制約
スケジュールの粒度は、プロジェクトの期間に応じて日単位・週単位・月単位・四半期単位などと使い分けます。
ガントチャートをメンバーと共有することで、最短距離でプロジェクト達成に向かうことができます。
要領が悪い人の特徴7：オリジナルにこだわりすぎる
何でも自分のオリジナルにこだわりすぎるのは要領が悪いです。
例えば資料作成に載せる図を作るとき。
先人の作った資料に同じような図があればコピペすれば良いのに、一から図を作り始めてしまうのは、明らかに要領が悪いですね。
人の作った図のセンスが自分の中でしっくりこなくて、一から自分のセンスで作りたくなる気持ちは凄くわかるんです。
ただ、図をコピペするのと、自分でつくるのとで得られる結果が変わるのかは意識すべきで、大抵はどちらでも結果は同じはず。
仕事は趣味ではありません。なるべく少ない労力で結果が出るよう動くべきなのです。
まとめ
今回は仕事の要領悪い人の特徴とその対策を解説しました。
「仕事を効率よく進めたい」
というのは誰もが望むことだと思います。
そのためには、自ら要領が良くなる手段を選択していくことが必要。
今回解説した対策を実践して、1時間でも早く仕事が終わることを願っています。
