よく仕事の期限に遅れてしまう。締め切りに間に合わないことがある。どうしたらすべての仕事を期限通りに終わらせることができるんだろう？
こんな悩みを解決します。
この記事はこんな人にオススメです。
仕事の期限を守れないことが多い。解決方法が知りたい。
自然と期限を守れる簡単な方法
「期限は守らないといけない」
言われれば当たり前の話だけど、期限に対する認識が甘い人が多いと思います。
特に社内での仕事。会議やミーティングなどでアクションと期限が決められると思います。
社内資料や報告書。これらも期限が決められていると思います。
こういった社内での取り決めに対して期限が遅れることについてそこまで気にしない人がいます。
まぁ少し遅れちゃったけど何も言われないし、いっか！
そんなふうに考えて簡単に期限締め切りを過ぎてしまった事はありませんか？
そんな人はまず意識から改めたほうがいいです。
社内であっても社外であっても締め切りは絶対です。まずこのことを強く意識しておくことをにしましょう。
でも、意識だけじゃなかなか行動が変わらないのが人間。
そこで今回は期限を守れない原因別に、期限を守れるようになる簡単な方法を紹介します。
なんで期限を守れないのか
仕事の期限を守れない原因を次の通り挙げてみました。
期限を守れない原因
- 忘れてしまう
- 時間が足りない
- 難しくて放置してしまう
- 完璧を追求してしまう
それでは、原因別に対策を紹介していきます！
忘れてしまう
これは期限を守れない理由として一番あってはいけないものですね。
でも、忙しいとついつい忘れてしまう。人間は忘れる動物。誰しもその可能性があります。
忘れないためにどうすればいいか？
頼まれたその瞬間にやることリストに記入することです。
超簡単ですね。
でも、これをやっていない人が多いと思います。
明日から絶対やりましょう。
ただし・・・やることリストに書くだけじゃダメ！
ちゃんと漏れなくやることリストに書くようにした。これで大丈夫なはず。
やることをリストに書いて満足していませんか？
実は、やることリストに書くだけじゃダメなんです。
書いただけじゃ、そのまま忘れ去られる可能性がまだ残ってしまいます。
なぜか。そのやる事を「いつ何時にやるか」がわからないからです。
じゃあどうすれば良いか。
やることリストに追加するだけじゃなく、何日の何時から何時まででやるかまでスケジュールに明記しておく。
これです。
これでやることはちゃんとした「予定」になります。
会議の予定は忘れないですよね？それはしっかりスケジュール帳に日時を書いているからです。
やることリストも同じ。予定にしてしまえば忘れることはありません。
忙しくて時間が取れない
やらないといけない事は分かっているんだけど、他にもやることが多すぎて手がつけられないよ！
その結果期限を超えてしまう。そんなパターンもあると思います。
でも社会人である以上、やると決めた事は期限内にしっかりやり遂げなければなりません。
じゃぁ忙しいときにどうすればいいか？
それは安易に仕事を引き受けないことです。
仕事の依頼が来た時点で、自分のキャパシティを超えることがわかっていれば、その仕事は受けてはいけません。
ときには断ることも大事。
大丈夫。事情を話して話せば相手も理解してくれるはず。
ただし、今もっている仕事とお願いしようとされた仕事の優先順位を比較して受けるか受けないか決めましょう。
不測の事態の場合
仕事を引き受けた時点で締め切りに間に合う算段があるなら、仕事を引き受けます。
しかし、その後別件の不測のトラブルなどで計画通りに仕事が進まず、頼まれた仕事の締め切りをオーバーしてしまうなんてこともあるでしょう。
そんな時は締め切りに間に合わないと分かった時点で相手に連絡するようにしましょう。
いつまでに完了するかの見通しを伝えるのも忘れずに！
難しくて手が付けられない
お願いされたほうがいいけど難しくて手がつけられない。
わからないままズルズルと日にちだけが過ぎていき、結局締め切りをオーバーしてしまうパターン。
こんなことを防ぐためには、仕事をお願いされた時点で次のことを心がけてください。
- 手順を明確にする
- アウトプットアウトプットイメージを共有する
それぞれ詳しく説明します。
手順を明確にする
仕事をお願いされた時点で相手とその仕事の進め方・手順を確認しましょう。
難しい仕事ほど最初に認識を合わせていくことが大事です。
もちろん最初から答えにたどり着く事はできないと思います。それでも大枠の進め方を決めておくことが大事。
特に難しい仕事はやることの細分化が重要になってくるので、細かいアクションに落とし込むところまでは相手と一緒に考えられると良いです。
アウトプットイメージを共有する
資料の作成などをお願いされた場合は、必ず相手とのイメージの共有をしてください。
これがない状態だと、何がゴールか判断できず、迷うことになります。
アウトプットイメージは図表や資料の構成など視覚的に合わせることが大事です。
また、資料の完成度についても認識を合わせておくようにしてください。
資料の作成をお願いできるかな？
(まずは構成のイメージがわかるレベルでいいかな)
はい、わかりました！
(完璧に作り上げて驚かせるぞ)
〜数日後〜
完璧に作ると意気込んだはいいけど結構調べること多いぞ・・・期限までに間に合うかな？どこまで作り込めば良いのか・・・
こんな風にお互いの認識が違うと、どのレベルまで資料作れば良いかわからず、なかなか完成しません。その結果締め切りを守れないと言うことにもつながります。
完璧を追求してしまう
仕事のクオリティーばかり気にしてしまって、締め切りに対する意識がおろそかになってしまう人がいます。
「完璧を目指すよりまず終わらせろ」
マーク・ザッカーバーグ(Facebook CEO)
こんな名言がある通り、仕事はまず終わらせることが大事です。
終わらせることで「次にどうすれば良いか」が見えてきます。
- 相手から改善につながるフィードバックをもらえるかもしれません。
- 全然違う方向に向かっていたことがわかり、軌道修正が図れるかもしれません。
でも仕事が終わらないと何も得るものはありません。
だからまず終わらせることが大事。
程度はあれど、締め切りを守るためならある程度クオリティーを妥協するのは問題ないと、私は考えています。
まとめ
今回は仕事の期限を自然と期限を守れるようになる簡単な方法を紹介しました。
どうでしたか？
どれも無理なく、明日から実践できる方法だと思いますので、仕事の期限が守れないと悩んでいる人は是非実践してみてください！
