どんな職種であっても必須スキルである
「タスク管理」
「タスク管理が苦手」というのはすなわち「仕事が苦手」と言っているのにほぼ等しいです・・・
でも大丈夫！この記事を読んで実践すれば、なかなかできる人が多くない、
「今必要な仕事を見極めて期限内に終わらせる」
ができるようになります！
是非本記事を読んで実践して、仕事に追いかけられる日々から解放されましょう！
まずは、タスク管理の手順を4ステップで解説します！
タスク管理の手順 ４ステップ
- 優先順位をつける
- 仕事を細分化する
- タスクの時間を見積もる
- スケジュール設定して管理する
それでは解説していきます。
STEP1：優先順位をつける
まずは、今持っている仕事に優先順位をつけるところからスタートです。
仕事の優先順位付けか。重要度と緊急度に分けて考えればいいよね！
と思うかもですが、重要度と緊急度に分けたところで、多すぎる仕事の前では意味薄なんですよね・・・
なぜなら
- 各仕事の所要時間が考慮されていない
- 「全ての」仕事をやる前提
だから。
ということで、私は重要度と緊急度に加えて
- 難易度
- 自分がやる必要性
以上2つを仕事の優先順位付けの判断基準に加えることを推奨します！
これについて詳しくは、次の記事にまとめているので見てみてください。
STEP1で、今すぐやるタスクが明確になりました。
STEP2：タスクを細分化する
次に、STEP1で決めた、今すぐやるタスクを細分化しましょう。
タスク管理がうまくいかないのは、多くの場合
やり方のイメージが湧かず、放置してしまう
からです。
だからこそ、自分が手を動かすイメージを具体的に持てるまでタスクを細分化することが大事。
"細分化"の意味が伝わりにくいかもなので、次に一つ例を示します。
新幹線で東京から大阪まで行くことを考えてみましょう。
新幹線に乗ったことがある人なら当たり前すぎて考えるまでもないんですが、一度も新幹線に乗ったことのない人にとってはどうでしょう。多分これだけだと不安になると思います。
そこで、次のようにタスクを細分化します。
「新幹線で東京→大阪」の細分化案
- 何時の新幹線に乗るか決める
- 東京駅の新幹線乗り場に行く
- 切符を買う
- 改札を通る
- 新幹線を待つ
- 新幹線に乗る
- 新大阪駅到着後、新幹線から降りる
- 改札を出る、大阪到着
どうですか。ここまで細分化すれば、新幹線初心者も安心ですよね。
STEP3：タスクの時間を見積もる
仕事の優先順位付けができたら、次に各タスクにかかる時間を見積もりましょう。
見積もる時間は30分単位でOK。
実はこの「時間見積もり」がタスク管理の肝！
なぜならタスクの時間を見積もらないと予定が立てられないから。
笑っちゃうくらい当たり前ですが、実際のところタスクが決まればあとは猪突猛進、な人がほとんどだと思います。
やれば周りと差がつきます。
この時間の見積もりが、STEP3のスケジュール設定に活きてきます。
STEP4：スケジュール設定して管理する
最後にスケジュール設定です。
大事なのは、タスクもろともスケジュール(=時間割)設定すること。
自分のタスクも大事な予定。
大体の人が会議の予定はスケジュールしているんですが、自分のタスクとなると「やることリスト」に箇条書きにすることくらいしかしないんですよね。
しっかりとスケジュール帳に書き込んで、自分のタスクを何時から何時までやるかを決めましょう。
最近はいろんなスケジュール管理ツールが増えていますが、私は敢えて紙のスケジュール帳を推します。その理由は、仕事のタスク管理には紙のスケジュール帳の方が適していると思う理由で解説していますので是非読んでみてください。
より良いタスク管理のために
方法が完璧でも、その日のコンディションやモチベーションでタスク管理は脆く崩れるもの・・・
次からは一度設定したタスク管理をより強固なものにするための、
仕事の効率アップ法
をお伝えします！
朝一やることをルーティン化
朝一やることをルーティン化すれば、一日のリズムを作ることができます。
会社に着いたらまずやることとして
- 1日の計画確認
- 瞑想
をオススメしてます。
詳しくは次の記事で解説してますのでご覧ください。
モチベーションを上げる
仕事のモチベーション維持って難しいですよね。
常に楽しい仕事ができるなら良いですが、やりたくないこともやらないといけないのがサラリーマン。
やりがいの持てない仕事を楽しくする方法については、次の3つの記事を参考にしてくださいね。
キャパオーバーしたらすぐに対策
「いやこれ、、どう考えても終わらないでしょ」
・・・となったら、タスク管理どうこうの話ではないので、今すぐ対策を取ることを強くオススメします。
キャパオーバー対策について詳しくは、次の記事でまとめていますのでみて見てください。
タスク管理をマスターしてはやく帰ろう
今回は仕事の基本である「タスク管理」の方法を3ステップで解説しました。
中でも
- 優先順位付けの新基準
- 仕事の時間見積もり
は他のブログやビジネス書にも書いていない斬新な方法だったと思います！
是非実践してもらえると嬉しいです。
仕事を早く終わらせて、プライベートを充実させるのも良いし、
浮いた時間でさらなる仕事の効率化の案を練っても良いですね。
時間の余裕は心の余裕ですね。
