仕事を早く終わらせたい。でもどんどん増えていく仕事。捌いても捌いてもそれを上回るスピードで仕事が増えていく。
あー・・・もうこんな時間になってしまった・・・今日も遅くまで残業か、、たまには早く帰ってプライベートの時間を充実させたいな。
こんな状況を打破する方法を記します。
仕事を早く終わらせるための6つの対策
毎日仕事しているとついつい意識から離れがちなんですが、忘れてはいけないのが、与えられた時間は有限であるということ。
ここを意識から外してしまうと途端にいつまでたっても仕事が終わらない人生にハマってしまうことになると思います。
では限られた時間で遅滞なく業務を進めていくにはどうすれば良いのか。
これには2つの着眼点があります。
- 業務スピードを上げる
- 業務量を減らす
とてもシンプルですがこの２つです。
それぞれについて具体的手段を考えていきます。
着眼点1：業務スピードを上げる
業務スピードを上げる、という観点で4つ対策が考えられます。
対策1：まずはじめにアウトプットイメージを共有する
関係者間でのアウトプットイメージの違いによる、やり直し作業を減らすことで業務スピードを上げます。
このアウトプットイメージの共有、よく言われることだし、わかっているんだけどできていない人が多いんじゃないでしょうか。
たくさん時間をかけて作った資料なども、関係者とアウトプットイメージを共有していなければ、イメージと違うと一蹴されてまた1からやり直し、、、ということになりかねません。
仕事に取り掛かる前に、アウトプットイメージを関係者と共有するようにしましょう。
では何をどの程度共有するか。
例えば資料やレポートなどの場合、資料のストーリーと結論を認識共有します。そして、資料の章立て、各章に何を書くか、までを共有できれば良いです。
グラフや表の場合、紙に手書きでイメージを描いて、グラフの種類、表現方法を認識共有します。
対策2：時間を見ながら仕事をする(=時間意識をもって仕事をする)
時間が限られている以上、これは最も重要だと思います。
時間を意識しているかいないかで業務スピードは大きく変わってきます。
すべての業務において、
自分の中で目標時間を設定して取り組んでみてください。
こまめに時計を見て、今何時かを気にしながら仕事に取り組んでみてください。
時間に機敏になってください。
時間を見ながらしない仕事=ダラダラ仕事です。
そしてとにかく集中することです。
集中するための方法は以下の記事にまとめているので
良かったら見てみてください。
対策3：紙に書きながら考える
単純作業とかは淡々と進めれば良いですが、自分である程度考えないと先に進めない仕事の場合、紙に書きながら考えるようにすると良いです。
頭の中だけで考えていると、いろいろ考えを巡らせている中で、最初の方に思いついたことを忘れてしまったり、考える目的を忘れてしまっていたりして、結果考えているようで考えが堂々巡りになることが多いです。
考えていることを文章にして紙に書けば、そのような問題は全て解決できます。
手順としてはまず考える目的を文章化して書きます。
そうすれば常に目的が文章で見える状態で考えることができるので、目的を見失うことはありません。
次に考えるフェーズです。ここでは考える中で思いついたことを全て文章化して書いていきます。
そうすると思いついたことを忘れることもないので、自然と考えが整理されていきます。
一度試してみてください。
対策4：10分考えて答えが出なかったら相談する
紙に書き出しながら考えてみて、行き詰まった状態が10分続いたときは思い切って他の人に相談しましょう。
10分考えて答えがでない場合は、それ以上時間を使って考えても答えが出ない可能性が高いです。
着眼点2：業務量を減らす
次に業務量を減らす、という観点で仕事を早く終わらせる方法を考えていきます。
対策5：やる必要のない仕事はやらない
結果に繋がらない無駄な仕事をやっていませんか。
仕事を頼まれたとき、それが本当にやる必要がある仕事なのかを考えてみてください。
成果を生み出す仕事は、仕事全体の2割程度にも満たないと言われています。
だから、その仕事の必要性を吟味することは大事です。
仕事の必要性の簡単な判断基準は結果に繋がるかどうかです。
特に会議。
出席を依頼された場合、本当に自分が出る意味があるのかを考えて出るか出ないかを決めてください。
会議に出席するか否かの判断基準は、その会議に自分が付加価値を与えられるかどうかです。
出る意味がないと思ったら、断って結構です。
相手に申し訳ないという気持ちは持たなくて大丈夫です。
むしろ、付加価値をつけられない会議に出ることの方が会社全体としての成果を考えたときに失礼です。
対策6：やるべきときでない仕事はやらない
仕事を頼まれたとき、やる必要はあるとしても、今やる必要があるのかを考えてみてください。
なぜ今やらないといけないのか？
今やらないとどんな問題が起きるのか？
を考えます。
特に問題がないのなら、それは今やる仕事ではないのかもしれません。
伝えられた期限内にやる必要がないと感じたら、依頼者にもっと期限を後ろ倒しできないか相談してみましょう。
まとめ
仕事を早く終わらせる方法は永遠のテーマですね・・・。
私も日々精進していきたいです。
最後にまとめです。
仕事を早く終わらせるには、業務スピードを上げるか、業務量を減らすしかない。
・業務スピードを上げるための方法
①アウトプットイメージの共有
関係者とアウトプットイメージを視覚で共有しよう
②時間を見ながら仕事をする
目標時間を設定して仕事に取り組もう
③紙に書きながら考える
その仕事の目的と考えを文章化して紙に書き出してみよう。すると思考が整理されて答えを導けることが多い。
④10分考えて答えが出なかったら相談する
10分考えて答えが出ないか、出る見通しがないのなら、それ以上自分だけで考えても答えが出ないことが多い。その場合は、他の人の力を借りよう。
・業務量を減らすための方法
⑤やる必要のない仕事はやらない
その仕事は結果に繋がるのか？会議の場合、その会議に自分が付加価値を与えることはできるのか？よく吟味して、結果に繋がらない仕事は断るようにしよう。
⑥やるべき時でない仕事はやらない
その仕事は「今やる」必要があるのか？緊急性を見極めるようにしよう。
以上です！
今回の記事で少しでも参考になることがあれば嬉しいです。
