仕事中や会議中何の疑問も持てない。質問を振られたけどまごまごしてうまく質問できなかった。こんな自分を変えたい。
こんな悩みを解決します。
質問は会議に付加価値を与える
会議中いきなり「質問はありますか？」
と振られて困った経験はありませんか？
やばい、ぼーっとしてた・・・どうしよう
まあ、誰しも経験ありますよね。
でも仕事として会議に出ている以上、何かしらその会議に付加価値を与えなければいけません。
会議における付加価値とは次のようなものがあります。
- 結論につながる意見を出す
- 議論が脱線しないよう軌道修正する
- 質問して出席者の共通認識を持たせる
この通り、会議中の質問は立派な付加価値を与える行為なんですよね。
会議中の質問の重要性はわかってもらえたと思います。
「わからないことは積極的に質問しよう」「いつ質問を振られても良いように準備しておこう」という気持ちを持っておくことが大事ですね。
質問が思いつかない原因
会議中の質問の重要性は理解できたけど、なかなか質問を思いつけないんだよなぁ
こんなあなたのために、質問が思いつかない原因を深掘りしていきます。
後ほど、それぞれの対策を解説します。早く解説が見たいという方はこちらをどうぞ。
質問とは疑問。
質問が思いつかないのは、内容に疑問が持てないからですね。
つまり内容に疑問が持てない理由が根本原因になります。
内容に疑問が持てない原因
- 内容が理解できない
- 内容に興味がない
- 話を聞いていない
それぞれ解説していきます。
内容が理解できない
まず会議の内容が理解できなければ、疑問なんて浮かぶわけもありませんね。
言ってしまえば内容の全てが疑問になりますけど、そうなるとどこから質問して良いか分からず、結局質問できないことになりそうです。
実は「疑問を持つ」ということは、会議の内容についてある程度の知識・理解がないとできないことなんです。
内容に興味がない
全ての仕事に興味を持って取り組むのはなかなか難しいですよね。
話は聞いているんだけど、興味がないがゆえに疑問が全然湧かない。
こんな場合は無理矢理にでも会議の内容に興味を持つ仕組みを作らないとダメそうです。
話を聞いていない
自分には関係ないや・・・
と思って話を聞いていなければ、質問が思いつかないのも当然。
人の話を聞くのが苦手という人は、仕事で人の話を聞くのが苦手なのは聞き方に問題あり？原因と対策5つを是非読んでみてください。
会議中に質問を思いつくための方法
上で書いた「疑問が持てない」原因を踏まえて、会議中に質問を思いつくための方法を次に記します。
会議中に質問を思いつくための方法
- 事前に疑問点を整理する
- 根本的な話を質問する
- 人に説明するつもりで聞く
それぞれ詳しく解説していきます。
事前に疑問点を整理する
会議の内容が理解できないという場合の対策。
会議前に資料が展開されているなら、事前に目を通して疑問点を洗い出しておくことをおすすめします。
会議で初めて話を聞いて、内容が理解できないのにその場で質問を思いつくなんて至難の技です。
的確な質問をいつもする人は、事前に内容確認していたり、普段から会議のテーマに関することに疑問を持っている場合が多いですね。
何年か前、会議で説明の時間は下を向いて寝ているのに、質疑応答の時間になるとズバズバ質問しまくる上司がいました・・・
根本的な話を質問する
一つ目の対策として「事前に疑問点を整理する」を挙げましたが、こんな声が聞こえてきそうです。
- 「事前準備の時間が取れない」
- 「事前に資料を確認したけど内容がよくわからない」
確かに、一つ目の対策はある程度の時間を確保しないといけないし、事前展開されている資料を読んでもよくわからなかったらどうしようもないですね。
そんなときは
根本的な話を質問する
これがオススメ。
つまり会議の内容に関する細かい疑問ではなくて、主に会議の背景、経緯、目的のような、会議の根本になるような話を質問するんです。
内容を聞いてもよく理解できない会議は、「会議の背景・目的」がよく説明されないまま進行されている可能性が高いんですよね。
ただし聞き方には注意。
ただ単に
この会議の目的を教えてください。
とだけ言ってしまうと、「相手の説明が足りていない」というニュアンスを含んでしまい、相手の神経を逆なでる可能性があります。
私の理解が足りておらず申し訳ないのですが、この会議の目的を再確認しておきたいと思っていまして・・・ご説明頂いてもよろしいでしょうか。
という感じで、わからないのはあくまで自分が原因、というスタンスの聴き方をすれば相手を嫌な気持ちにさせることもありませんね。
逆に、自分が会議を主催するときも要注意。「会議の背景・目的」を明確にしておかないと、出席者に理解されない会議になる可能性が高いということです。少しでも不安な人は、「会議の進行が苦手」を解決する3つの方法｜確実に結論を出す秘訣を要チェックです。
人に説明するつもりで聞く
内容にあまり興味がないし、自分には関係ないからと思い、気づいたら他のことを考えてしまう。
他のことを考えてしまうから質問なんて思いつきようがない。
原因の根本は、「自分主体で考えられないから」です。
自分主体として考えられない時の対策は
人に説明するつもりで聞く
です。
自分が内容を完全に理解していないと人に説明なんてできないので、嫌でも真剣に話を聞くようになります。
会議中は人に説明することをイメージしながら話を聞きます。
イメージすると、説明に困りそうな所が出てくるはず。この「説明に困りそうなこと」こそが、会議で質問すべきことです。
説明することをイメージしながら聞いたけど、全く疑問が思い浮かばない・・・
その場合は内容を完全に理解できたということなので、無理に質問しなくて良いです。
質問はありますかと聞かれても、「ありません」と答えればオッケーですよ。
会議中の質問テンプレ集
ここまで、会議中に質問を思いつく方法を解説してきましたが、「具体的に何を質問すべきなのかわからない」という気持ちが拭えない方もいると思います。
そこで、様々な会議で幅広く使えるテンプレ質問をいくつか紹介しますね。
「会議の背景・目的は？」
これは既に紹介しましたが、鉄板の質問ですね。会議中に背景・目的がちゃんと説明されていないようだったら、質問することをオススメします。
あなたが理解できていないなら、他の出席者の中にも理解できていない人がいる可能性が高いです。
会議の背景・目的が全体に共有されていない状態は無駄会議の元。
この質問は、無駄会議を回避するという意味でもかなり意味のある質問です。
「自分が取るべきアクションは何？」
会議の内容は理解できた。
「で、結局自分はどうすれば良いの？」
こう思ったことはありませんか？
出席者が今後取るべきアクションが曖昧な会議って、意外と多いです。
自分が困らないためにも、自分がとるべきアクションを必ず質問しておきましょう。
「アクションのスケジュールを確認したい」
会議の内容は理解できたし、次に自分がやるべきアクションもわかった。
「で、そのアクションはいつまでにやれば良いの？」
期限が明確になっていないパターンですね。こんな会議も多いです。
期限が設定されないと自分の中で他の仕事も含めた優先順位付けができない致命的状況となるので、必ず明確にしておきましょう。
「プロジェクト全体の進捗状況は？」
進捗報告系の会議で使える質問です。
進捗報告系の会議では、各メンバーの個別の進捗は共有されるものの、プロジェクト全体としての進捗がどうかが触れられない場合があるので結構あるあるの質問になります。
本当は上司やリーダーが確認すべきことだと思いますが、確認されないようであれば、平社員が聞いても良いでしょう。
「事実と合っているか？」
会議の内容が、既成の事実と整合しているか確認する質問です。
既に決まっているプロジェクトのスケジュールや決定事項と、今会議で話されていることが矛盾していないかという視点で会議の内容を聞きます。
すると、事実と矛盾していたり、または説明を聞いただけでは判断できないことが意外と多いんですよね。
会議の主催者も忙しいと、他のプロジェクトにまで視野を広げて事実確認する余裕が無かったりしますからね。
まとめ：会議中いかに「自分主体」で考えるかがモノを言う
最後にまとめです。
今回は会議で質問が思いつかない時の対処法を解説しました。
会議で質問が思いつかないときは、「自分主体」で考えてみてください。
- 自分は何をすれば良いのか
- いつまでにやれば良いのか
- 自分のアクションを進めることをイメージして、不足している情報はないか
直接自分に関わるアクションがないようであれば、会議に出ていない他のメンバーに会議の内容を伝えることをイメージして聞くと良いです。
自分主体で考えれば、必ず疑問は生まれるはずです。
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