「電話対応」それは仕事とは切っても切れないもの。でもそんな電話対応に苦手意識を持っている人は意外と多いはず。そんな人に向けて、仕事の電話対応に苦手意識を持ってしまう原因と対策を3つ紹介します。
仕事の電話苦手を克服したい人へ！苦手意識を持つ原因3つとその対策
電話に苦手意識を持ってしまう原因
仕事にはなくてはならない存在、「電話」。
面と向かって話す会話とは違って、相手の顔が見えないことで感情や空気が読み取れず、電話に対して苦手意識を持ってしまっている人は少なくないでしょう。
何で電話に苦手意識を持ってしまうのか？原因を3つ挙げてみました。
電話が苦手な原因
- 分からないとき聞き返せない
- 周りの目が気になる
- 知らないことを聞かれたら困る
それぞれ詳しく見ていきましょう。
電話が苦手な原因①：分からないとき聞き返せない
電話って回線の都合とか、相手が早口だったり、内容が支離滅裂だったりで、内容がよくわからないときがたまにありますよね。
特に若手のうちは、難しい社内用語連発だと、英語のリスニングか！ってくらいよく分からないときありますよね。
もちろんそんなときはもう一度聞き返せばいいんですが、電話が苦手な人は、この「聞き返す」こと自体が苦手な場合も少なくないと思います。
聞き返すことが苦手が故に、なんとなくでその場をやり過ごしちゃってないですか？
こんなことをしてると、結局また電話し直して再確認したりと、二度手間になってしまいますよ。
ためらわず聞き返していい
普通に会って話す分には問題ないんだけど、電話だと何故か聞き返しにくい。
その気持ちはわかります。
でも、分からないことを分からないままにしていては仕事になりません。
あとでまた電話し直して聞くのと、今思い切って聞くのと、どちらがいいですか？
相手に気を使い過ぎることはない
電話口で聞き返せない人の心理として、相手に気を使いすぎてしまう、ということがあると思います。
聞き返すのはつまり相手が悪い、というニュアンスで伝わってしまい、相手に嫌な思いをさせてしまうのではないかと。
でもこれは考え過ぎです。
こんなときは相手の立場で考えてみる。
相手からすれば、
「自分が話したことが相手に誤解なく伝わる」
これができれば良いんです。
つまり、自分が言ったことが伝わるのであれば、聞き返されようと嫌な思いはしないのです。
もちろん、聞き方によっては相手に嫌な思いをさせてしまう可能性があります。丁寧に聞き返しましょう。相手が悪いというニュアンスを含まずに。
電話が苦手な原因②：周りの目が気になる
自分が電話で話している最中に、周りの目が気になってしまう。
- 自分の会話を聞かれたくない
- 変なこと喋っちゃったらどうしよう
- 会話を聞いてた人から後で間違いを指摘されたら嫌だな
- 静かなオフィスで自分の話し声だけが響く・・・恥ずかしい
こんな感情が渦巻いて、電話中どんどん声が小さくなってしまう・・・
電話苦手な人にとってはあるあるだと思います。では、対策を考えていきましょう。
周りの目は気にするな
正直、電話中周りの目を気にしてもしょうがないです。
というか正直誰もあなたの会話を聞いていません。
自分以上に自分のことを気にしている人はいません。
みんな自分の仕事で精一杯なはずです。
でも確かに、たまにいるんですよね。いつも聞き耳立てて、後で「今の会話は・・・」とツッコんでくる人。
もちろんそのツッコミが確信をついた内容だったり、その会話に関係する人なら良いですが、大半は自己満のことが多いです。
自己満でツッコんでくる人の評価はあまり気にしなくて問題ありません。
場所を変えてみては？
「周りを気にするな」
頭では分かってるんだけど、どうしても無理！
こう考えてしまうは、場所を変えて電話してしてみては？
人がいないところで電話するんです。
周りの目がなければ、堂々と電話できるはず。
会社の電話が固定電話じゃないことが条件ですが・・・
自分に自信を持て
つまるところ、周りの目が気になるのは自分に自信がないことが原因だと思います。
自分に自信をつける方法は以下の記事でまとめていますので、是非見てみてください。
電話が苦手な原因③：知らないことを聞かれたら困る
問い合わせの電話が来たとき。
あなたに対してというより、あなたの部署に対しての問い合わせという場合もあります。
そんな時、自分じゃよく分からない、答えられない、という問い合わせも多いはずです。
電話が苦手な人は、よく分からない問い合わせが来たらあたふたしてしまうのではないでしょうか。
分からないことを認めよう
よく分からない問い合わせが来た時にあたふたしてしまうのはおそらく
自分で解決しようとしてしまうから
じゃないでしょうか。
「よく分からないけど、ちょっと調べたらわかるかも。どう調べれば良いかな・・」
こんなことを考えている時間が、「あたふた」に繋がってしまいます。
相手は、あなたからの回答が欲しいんじゃない。とにかく回答がもらえればそれで良いんです。
そして、分からないことは、分からないと潔く認めましょう。
こんな時に自分ができることは次です。
- 知ってそうな人に電話を回す
- 「調べます」と伝えて電話をきる
後者の場合は、回答期限を必ず確認するようにしましょう。
まとめ
今回は仕事の電話対応への苦手意識を克服する方法を紹介しました。
電話は仕事をする上で切っても切れないものなので、ぜひとも苦手意識は無くしておきたいところです。
苦手意識をなくすための方法を大きくまとめると次の2つになりますね。
- 潔く！
- 周りの目を気にせず！
この記事を読んで、少しでも電話対応に対する苦手意識をなくしてもらえると嬉しいです！
