はぁ。今日も朝からメール確認と返信だけで1時間も使っちゃった。毎日こんなんじゃ仕事が溜まっていく一方だよ・・・
こんな悩みを解決します。
メールの返信に1日1時間も2時間も使っていませんか？社外とのやりとりで主にメールを使う場合は別ですが、社内メールに時間を使いすぎるのは本当にもったいないですよ・・・
確かに、メールは自分の考えをアウトプットする作業なので、すればするほど仕事した気になるもの。
だけど、覚えておきたいのは
「メールはコミュニケーションツールの一つにすぎない」
ということ！！
つまりメール自体は何も付加価値を生み出さないのです。だからこそ、メールの時間は最小限にとどめておくべき。
そこで今回は、メールの時間の中でも特に時間のかかるであろう、「返信」にフォーカスして、返信に時間をかけないための方法を紹介します。
この記事はこんな人にオススメです
- 「仕事のメール返信に時間がかかってしまう」
- 「相手の反応が気になりすぎて全然メールが送れない」
- 「メールだけで一日1時間も2時間も使うのはザラ。どうにかしたい。」
本記事の内容を実践して、自分の仕事に集中できる状況を作れるようになりましょう！
自分の仕事に集中できる環境づくりは、仕事で成果を出す上で必須ですね。
メールの返信に時間がかかる原因と対策
思わずメールの返信に時間がかかってしまう原因を5つ挙げます。
メールの返信に時間がかかる原因
- メールをながら見している
- タイピングに時間がかかる
- 目上の相手へのメールに気を使いすぎる
- メールの解読が難しい
- 検討・調べ物をしないと返信できない
それぞれ対策つきで詳しく解説していきます。
メールをながら見している
「メールソフトは常時開きっぱなし。他の仕事をやりながら、ふとした時にメールを確認する。」
いわゆるメールの「ながら見」をしてしまっている人は多いんじゃないんでしょうか。
残念ながら「ながら見」をするとメール返信に時間がかかってしまいますよ。
理由は単純に注意力が散漫になってしまうからですね。
対策：メールを見る時間を決めよう
メールを見るときはメールだけに集中しましょう。
一日の中でメールを見る時間を決めるべきです。
時間のメリハリをつけることで、メール返信だけでなく、仕事全体の効率が上がります。
メールを見るタイミングについては、結局仕事のメールはいつ確認するのが良いの？オススメの確認タイミングで詳しく解説していますので是非ご覧ください。
タイピングに時間がかかる
パソコンのキーボードを見ずにタイピングできていますか？
タッチタイピングとか、ブラインドタッチと言われるやつですね。
タイピングが遅いと、物理的に文字を打つスピードが遅くなるので、結果メールの返信が遅くなります。
PCを使う会社員なら、ブラインドタッチは必須スキルだと思った方が良いですよ。
タイピングの上達方法は、タイピングの上達方法3ステップ｜完全習得して仕事の効率を上げようで解説していますので是非見てみてください。
目上の相手へのメールに気を使いすぎる
相手が目上のときは、すごく気を使いますよね。
目上の相手にメールを送るとき、次のようなことを考えてしまっていませんか？
- 「失礼な内容になっていないか・・・」
- 「敬語は間違ってないか・・・」
- 「日本語は変じゃないか・・・」
相手を気遣うこと自体は悪いことではありませんし、むしろ良いことです。
ただし、時間をかけすぎてはいけない。
特に相手が目上だと、必要以上にチェックに時間をかけてしまいがちです。
対策：意識を変えよう
まず、自分の意識を変えてみましょう。
相手がどんなに目上であっても、同じ会社の一員。同じ人間。雲の上の存在でもなんでもないんです。
どんなに偉い人だって、同じ人間。と考えれば、目上の人に対するプレッシャーが軽くなってきませんか？
そんな意識の上で、敬語とか日本語のチェックは最小限にします。
まさかネットで「敬語の正しい使い方」とか調べてませんよね・・・？
こんなことやっていたら時間がいくらあっても足りません。
大丈夫。ちょっとくらい敬語とか日本語がおかしくてもちゃんと伝わります。
社内メールは、伝わればOKなんです。
あくま社内でのやりとりなので、あまり気にしすぎないようにしたいところです。
社外の人にメールを送るときは、文面に失礼がないか、敬語や日本語におかしいところはないか、入念なチェックが必要。相手はあなた個人ではなく、対会社としてやりとりしているので、最悪、会社全体の評価を下げることに繋がりかねません。
メールの誤字チェック方法は、仕事のメールで誤字が多い人必見！たった一つのシンプルすぎる解決法で解説していますので是非見てみてください。
メールの解読が難しい
相手から来たメールの内容が
- 「長文すぎてよくわからない」
- 「メールの目的がわからない」
- 「日本語が変・・・」
などの理由で「よく理解できない」という場合があります。
こんな場合、メールの返信に時間がかかる人がやってしまいがちなことは、ズバリ
「解読しようとすること」
なんでも自分で解決しよう、その心構えは素晴らしいですが、正直時間のムダです。
古文書を読み解くのとは訳が違います・・・
対策：素直に聞いてみよう
相手のメールが理解できなかった場合、素直に何が分からないかを書いて返信するか、直接相手に聞きましょう。
相手も自分のメールが伝わらないことはデメリットでしかないので、しっかりわかるように伝え直してくれるはずです。
簡単に「聞いてみよう」と言ったものの、中には「相手に聞くのが苦手」っていう人もいるはず。人に聞くのが苦手な人は仕事で人に聞くのが苦手なあなたに知ってほしい！具体的な対策6つを参考にしてください。
「解読が難しい」メールを自分が書いていないか振り返ろう
「人の振り見て我が振り直せ。」
この機に自分自身が解読が難しいメールを書いていないかも振り返ってみると良いでしょう。
伝わるメールの書き方は、【そのメール伝わっていません】仕事で伝わらないメールの特徴4つで解説しています。
検討・調べ物をしないと返信できない
先日協議した企画案、案A or 案B、どっちにしますか？
やばい、まだ決まってないんだよなー。まだ調査しないといけないことも残ってるし。あーどうしよう。なんて返そう。
こんな感じで返信に悩んだ経験ありませんか？
しっかり決めてから返信したい。でもきめるにはまだまだ時間がかかる。
こんな時はどうすればいいのでしょうか。
対策：とりあえず現状報告しよう
検討・調べ物をしないと返答できない時は、とりあえず現状報告。
上の例のように、企画案AとBどちらにするか聞かれたとき、どちらの案にするか決まっていないなら決まっていないことを伝えましょう。
まだ決まっていません。
もちろんこれだけではダメ。
ちゃんと現状と、いつまでに決まるかを添えて報告しましょう。
まだ決まっていません。決定にあたって調査事項が残っています。○月○日には決まる見通しです。
完了予定付きで返信すれば、相手も安心できますね。
まとめ:メールの返信はあまり考えすぎるな！
いかがでしたか？今回はメールの返信に時間がかかってしまう時の対処法について述べました。
紹介した対処法で共通して言えるのは
考えすぎるな！そして、今返信できる内容を返信せよ！
です。これを念頭におけば、返信に時間がかかることはなくなります。
冒頭でも言いましたが、メールはあくまでコミュニケーションツール。
伝えたいことが伝わればそれでいいんです。
メールの返信にかかる時間を減らして、もっと付加価値の高い仕事に時間を使いましょう！
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