仕事の報告が苦手。面倒くさかったり、忘れたりでついつい報告しないままになってしまう。 いざ報告しても、的を得た報告ができず、グダグダになる。報告苦手を克服する方法を知りたい。
こんな悩みを解決します。
社会人の基本
「報連相」
その中でも、最も基本的だけど実は難しい
「報告」
に苦手意識を感じている人は多いでしょう。
- 「話がまとめられない・・・」
- 「上司が話しかけにくい・・・」
理由は様々だと思います。
そこで今回は、仕事における基本中の基本「報告」を苦手と感じてしまう理由と対策を解説します！
「報告」は社会人として一人前になるための第一歩。報告上手になるかどうかで、上司からの信頼度はグッと変わります！
報告の必要性
報告苦手を克服するには、まず報告の必要性を理解しておくことが大事。
報告って基本的には会社の上司に対してするものですよね。
ではなぜ上司に対して報告をしないといけないのでしょうか。
その理由は以下の２つです。
報告の必要性
- 上司のさらに上司への報告が必要だから
- 安心したいから
それぞれ詳しく解説します。
①上司のさらに上司への報告が必要だから
自分の上司にも必ず上司がいるはず。
自分の上司も、かならずその上司に報告しているのですね。
そしてその報告内容は、基本的には部下からの報告内容をベースにしたものになります。
だからあなたが上司に報告しないと、上司は適切な報告ができなくなってしまうのです。
②安心したいから
ついつい意識から離れてしまいがちなのが、上司も不安を感じる一人の人間だということ。
上司からすれば、自分がお願いした仕事の状況が分からないままだとモヤモヤします。
- 「ちゃんと進んでいるのかな？」
- 「問題は起きていないかな？ 」
- 「期限までに間に合うかな？ 」
色々考えてしますのです。 誰でもこんなモヤモヤした状態嫌ですよね。
以上の「報告の必要性」をまずは理解して、報告の心理的ハードルを下げましょう！
報告苦手の原因6つと対処法
それではいよいよ報告苦手の原因と対処法を解説します。
報告が苦手になる原因を次に挙げます。
報告が苦手になる原因
- 話がまとまらない
- 何を報告すれば良いかわからない
- めんどくさい
- タイミングがわからない
- 緊張してしまう
- 報告相手に話しかけづらい
それぞれ詳しく解説していきます。
話がまとまらない
話をまとめるのが苦手で、報告に苦手意識を持っている人は多いと思います。
そんな人にオススメなのは
報告の「台本」を書くこと。
さあ、紙とペンを出しましょう。
自分の中で話がまとまっていないのに、報告が上手くいくはずがありませんよね。
だから、報告内容を頭の中で整理しつつ、紙に書き出していきます。
報告の「台本」に書くことは次の通りです。
- 報告の概要(報告内容を一言で表すと？)
- 報告の詳細(報告の背景や理由など)
以上を紙に書き出してから実際に報告に臨みます。
実際に台本を確認しながら報告しても良いです。
報告の「台本」を作る。この報告方法を何度か繰り返すことで、報告自体に慣れるようになりますよ。
「台本」を書かずして、「台本」に書く内容が頭の中で整理できるようになったら、それが報告に「慣れた」瞬間です。
報告をする前に「台本」を書く事は、報告に苦手意識を持っていないけど、報告自体の内容が難しい場合にも使えます。紙に書き出すことで頭が整理されるんですね。
何を報告すれば良いかわからない
「報告は大事って言うけど、実際に何を報告すれば良いのか分からない・・・ 」
「全ての仕事を逐一報告するのはしつこいだろうし、かと言って何も言わなければそれはそれで怒られるし、バランスの良い報告の仕方が知りたい。」
このように考えている人も多いでしょう。
これについては、上で書いた「報告の必要性」をよく考えると答えが出ます。
報告の必要性をおさらいすると、
- 上司のさらに上司への報告が必要だから
- 安心したいから
の二つですね。
まず一つ目について考えます。
上司はその上司へ何を報告しているんでしょうか。
自分の上司が課長で、課長の上司が部長だとします。
このような場合、課長が部長へ報告する内容は、大まかには課としてのノルマ・目標に対する進捗状況になります。
なので課長は、部下からこれらに関わる情報を収集してまとめないといけません。
つまり、「所属部署のノルマ・目標」に関連する事項は部下として必須の報告事項となります。
次に報告の必要性の2つ目「上司自身が安心したいから」について。
上司は何を聞くと「安心」するでしょうか。
もちろん上で挙げた「所属部署のノルマ・目標」に関する進捗状況が良好であることを聞くと安心するでしょう。
あとは「上司から部下に直接お願いしたこと」の進捗も聞けると安心します。
でもそれ以上に安心するのは、
「トラブルが起きた時の早めの報告」です。
「早めの」とは、発生したトラブルをリカバリーできる時間的余裕がある状態。
「まだリカバリーできる」と分かればとても安心できるでしょう。
最悪なのはトラブルが起きたのにそれを報告せず、リカバリーがきかない状態まで放置してしまうことです。
でも、悪い報告ほど億劫になるもの。
「怒られたらどうしよう」 「呆れられたらどうしよう」
そんな気持ちが湧いてしまうんですよね。
でも、悪い報告は寝かせれば寝かせるほどどんどん悪い方向へ進むことを覚えておいてください。
トラブルを無事リカバリーできれば、逆に評価を上げることにつながる場合も。
なので確実にかつ早めに報告するようにしましょう。
めんどくさい
なんで報告が必要なのかと、何を報告すれば良いかはわかった。
「それでもやっぱり報告は正直めんどくさい、億劫だ。 」
そんな気持ちわかります。
でも仕事をする上で報告はやっぱり必要。
最後に、報告が億劫じゃなくなる方法を述べます。
それはズバリ
「上司に「あれどうなった？」と聞かれたら負け」ルールを自分に課すこと。
上司から進捗を聞かれる前に先手をとって報告することを自分のルールにするんです。
「あれどうなった？」を恐怖の言葉と思えば、嫌でも自分から報告するはずです。 半ば強制的な方法ではありますが、効果的だし、これを続けることで報告しないとむしろ気持ち悪いと思うくらい、報告が当たり前にできるようになります。
上司が「あれどうなった？」と聞くときは、お願いしたことをふと思い出したときか、相手からの報告が待ちきれず、痺れを切らした状態のどちらかです。
いずれにしても、報告のタイミングとしては遅すぎるフェーズに来てしまっているということです。
上司に聞かれる前に自分から報告です。
タイミングがわからない
「いざ報告しようと思うと、いつ報告すれば良いのかわからなくなる・・・」
報告のタイミングの判断も難しいですよね。
実は報告のタイミングは「何を報告すれば良いか」に立ち返ると簡単に判断できるようになります。
「何を報告すればわからない」の項で「報告すべきこと」として定めた、
- 所属部署のノルマ・目標
- トラブル
に変化があった時が報告のタイミングです。
つまりまとめると、報告するタイミングは次の通りになります。
報告するタイミング
- 「所属部署のノルマ・目標」に影響を与える変化があった時
- トラブルが発生した時、解決した時
緊張してしまう
報告するときに緊張してしまうのは、次のようなことが原因でしょう。
- 「うまく話せなかったらどうしよう」
- 「相手に伝わらなかったらどうしよう」
- 「変なことを言ってしまったらどうしよう」
報告するときに緊張してしまうのは自分に自信がないからかもしれません。
自分に自信をつけるには成功体験が必須です。
自分に自信をつけるための方法は次の記事にまとめているので見てみてください。
報告相手に話しかけづらい
相手がいつも忙しそうにしていて話しかけづらい。
これも報告を苦手にしてしまっている原因の1つだと思います。
相手がいつも忙しそうな時は、報告の緊急度で出方を分けましょう。
「緊急」な場合の報告
緊急な場合は相手がどんなに忙しそうでも絶対に報告しましょう。
遠慮してはいけません。
「相手が忙しそうだから」といって緊急の報告を後回しにしてしまうと、後々痛い目にあいます。
「緊急ではない」場合の報告
報告しようとしている事はそこまで緊急ではない場合、様子を見ておく方が良いです。
相手が忙しくて報告内容も緊急でないと、もしかしたら相手はしっかりとあなたの報告を聞く意識が作れておらず作れず、せっかくの報告が相手に伝わらない可能性があるからです。
緊急ではない場合はメールで報告するのもありです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
報告は社会人の基本中の基本でありながら、苦手意識を持っている人が多いです。
報告が苦手な人は、今回紹介した原因のいずれかに当てはまっていることでしょう。
今回紹介した解決策をしっかり実践して、報告上手になりましょう。
報連相に関する悩み解決記事は
