伝わらないビジネスメールの特徴4つ【相手を動かす書き方とは】

悩む会社員

ビジネスメールが苦手。この間も内容がわからないって聞き返されたし。この不毛なメールのラリー、なんとかならないかな・・・

こんな悩みを解決します。

わーくん

仕事においてメールは欠かせない存在。

でも一方でメールはコミュニケーションツールの一つであり、それ自体に付加価値を持つわけではないので、最小限にしたいところ。

だからこそ、一発で伝わるメールを書くことが大事。

そこで、今回は伝わらないメールにありがちな特徴と改善方法について書きます。

わーくん

メールによるコミュニケーションロスをなくして、仕事を早く終わらせちゃいましょう！

伝わらないビジネスメールの特徴4つ

早速伝わらないメールの特徴4つを挙げます。

それぞれ詳しい解説と、対策を書いていきます。

特徴1：長文

長いメール書いてしまっていませんか。

私の感覚としては300字を超えるとメールとしては文字が多い印象を持ちます。

わーくん

もちろん内容によってはどうしても300字を超えてしまう場合もあります。

多くの社会人は忙しいので、長文を読んでいる時間はありません。結果流し読みになり、大事な情報を読み落とすリスクもあるばかりか、最悪の場合忙しいからと読んですらもらえない可能性もあります。

せっかく時間をかけて書いた長文メールが読まれなかったら悲しいですよね。

例えば、以下の「ダメな例」をみてください。

ダメな例

どういう印象を持ちましたか。文字数は300字を少し超えるくらいです。

件名が資料修正依頼なので、資料を修正してほしいという内容なのは予測がつくものの、

少し文章が長いせいで一体何をお願いしたいのかパッと分かりずらくないですか？

メールは、この「パッと」内容が伝わるというのがすごく大事なんです。

メールの長文対策

伝えるべき情報が多くて、どうしても長文になってしまう場合は以下を検討してみてください。

それぞれ詳しく解説します。

長文対策1：文章をそぎ落とす

まず文章をそぎ落とす。

上のダメな例の文章を一文一文見ていきます。

件名

資料修正依頼

内容

お世話になっております。

→社内メールであれば「お世話になっております」は書かなくて良い(社内ルールになっているなら別だが、同じ社内なのにかしこまりすぎ)

先日はA社への提案資料を作成していただきありがとうございます。

→感謝の気持ちを伝えるのは良いことだが、文章をそぎ落とす観点から言うと削除対象。

昨日内容を確認させて頂きました。

→修正依頼している時点で資料を確認したことは明らかなので削除。

概ね内容に問題ないことを確認しました。

→概ね問題ないことを伝えたいのではなくて、修正してほしいことを伝えたいので不要。

ただ、修正頂きたい箇所が一点ありますのでご対応頂けますでしょうか。

→ここは必要。修正箇所が何箇所なのか先に明示しておくことで、読み手としては「1点だけ修正すれば良いんだな」と心構えができる。

各案のトレードオフ表に、案a～cが書かれていますが、ここに案dも追加してください。

→この文はこのメールの肝。ただ、「案a～cが書かれていますが」は見ればわかるので不要。

案dの性能はとても良いですが、コストが予算を超過しているので、結論としては、提案資料に書いて頂いている通り、案aを推すことに変わりはありません。

→「案d」を追加する指示に対して、結論は「案a」のまま変わらないことをすぐに示すのは読み手を安心させる上で必要。

ただ、今回の提案資料を読むと、どうしても案dも比較対象に入れないと不自然な印象を持ってしまいます。

→「案d」を追加する意図を示している。依頼の「意図」を示すのは超重要なので残す。

案a～dを比較した結果、案aを推すという結論にして頂くようお願いします。

→この文もこのメールの肝。残す。

お忙しい所恐縮ではございますが、よろしくお願い致します。

→入れても良いが、みんな忙しい上で仕事をお願いしお願いされているので、あえて書く必要なない・・・と個人的には思う。

・・・と言うことで、文章をそぎ落として、かつ少し表現も見直した結果が以下。

〜修正後1〜

だいぶスッキリしましたね。

一行目から修正点が一点あることが分かり、2行目から修正内容がわかるので、誰がみてもパッとわかる文章になっています。

しかも伝えたいことは長文になっていた上のメールと変わっていません。

長文対策2：章立て

上のように文章がそぎ落とせればかなり良いメールの部類に入ってきているのですが、究極を目指すなら次の対策「章立て」を検討します。

〜修正後2〜

文字数こそ修正後1と大差ないものの、章立てすることで依頼内容がさらにパッとわかるようになりました。

章立ては、文章をそぎ落としてもまだまだ長文から抜け出せない場合に効果を発揮します。

章立てすることで、読み手にとっては読むべき項目と、読まなくても支障がない項目の判断がすぐにできるようになるから効果的なんです。

わーくん

今回のメールであれば、とにかく依頼事項だけわかれば良ければ1章だけ読めば良いし、依頼の意図までしっかり知りたい人は2章も読む、みたいな感じ。

特徴2：本文に複数の内容を書いている

本文に複数の内容を書いてしまっている人、よく見ますねー。

例えばこんな感じ。

ダメな例

件名が資料修正依頼だから、本文も資料修正依頼と思いきや、最後の文で見積作成依頼まで書かれています。

読み手は件名を見て、ある程度本文の内容を予測してから中身を読み始めます。

そのため、予測通りに進む資料修正依頼の内容までは頭にすっと入ってきます。

ただ、明らかに本文の内容と異なる最後の一文は読み落とすか、読んでも忘れる可能性が高いです。

わーくん

こういうメールを書いてしまう人は、最初は件名に合致した内容を書いているんだけど、書いている途中で他にお願いしたことも思い出して、それを同じメールに書いてしまっているんだと思います。注意ですね。

本文に複数の内容の対策：メールを分ける

こういう場合はメールを分けましょう。

件名と内容を1対1対応させるようにするんです。

特徴3：件名にメールの目的を書いていない 

件名は受信ボックスを開いた時に一番最初に目に付くところです。

メールの良し悪しは件名で半分以上決まってしまうといっても過言ではないです。 

件名に目的が書かれていないメール、多いですよね。 

特に転送メール。 

メールの転送機能を使うと、転送するメールの件名の頭に「Fwd:」とか「Fw:」が自動でつきますよね。 

例えば「Fw:資料修正の件」とか。 

上記のように件名を変えずに転送されてくるメールが9割以上だと思います。 

大体の人は忙しいです。 しかも1日に大量のメールがくる。 

それらを一件一件じっくり読み込んでいる時間はありません。 

なので、大体の人はメールの件名でそのメールを読むかどうか判断しているはず。そうやって取捨選択していかないと時間がいくらあっても足りないのです。 

では件名の何を見てメールを読むかどうか判断しているかというと、 

「そのメールが自分のアクションに関係するかどうか」 

となりますね。 

例えば件名が冒頭で書いた 

Fw:資料修正の件 

だったらどうでしょうか。

このメールが自分のアクションに関係ある内容かどうかすぐにわかりますか？ 

これだけでも他のメールの転送だということはすぐにわかります。 

ただ、転送した目的が何なのかがわかりません。 

内容を知っておいて欲しいからなのか、何か依頼事項があるからなのか、あくまで参考までなのか。 

そして仕方なくメールを開き、長い本文を読み、結局自分には関係なかったことがわかり、そっとメールを閉じる。 

この時間、全くの無駄ですよね。 

件名にメールの目的を書こう

メールの件名には必ずそのメールの目的を書きましょう。 

件名の頭に【】をつけてその目的を端的に書くのが良いです。 

例えば、【報告】、【共有】、【相談】、【依頼】など。 

例えば上の例で、相手に資料修正をお願いしたい目的で転送するのなら 

【修正依頼】Fw:資料修正の件 

とすれば、自分に資料修正をお願いしたいんだな、と件名を見ただけでわかるので、メールの本文を読む価値があると判断できます。

 単純に【依頼】としなかったのは、この件名で頭に【依頼】だけつけると、「修正依頼」なのか、修正した後の資料の「確認依頼」なのかの判別がつかなかったから。このように、上で挙げた【】の言葉だけでは複数の目的が考えられる場合は、その補足の言葉も【】内に付け加えるとさらにわかりやすくなります。

特徴4：目立つ件名の書き方になっていない

この特徴は、伝わらないメールというか、そもそも気づいてすらもらえないメールの特徴といえます。

わーくん

前提として、気づいてもらえないとまずい重要案件は電話もしくは口頭で伝えましょう。

気づいてもらえない＝伝わらないの最上級と言えるでしょう。 

メールに気づかないというのは、受信ボックスにずらりと並んだ受信メールを見た時に、そのメールの件名が目には入っているのだけど、自分が開くべきメールとして認知していない、ということです。 

1日に大量のメールが来ると、大事なメールであってもつい見逃してしまうことはまああることだと思います。 

ただ、メールを見逃した相手から、

1日100件以上メール来るんだから気づけないよ！電話してよ。

先輩社員

悩む会社員

そんなこと言われても・・・

半ば逆ギレなことを言われ少し嫌な思いをする。 こんな経験誰しもありますよね？ 

半分理不尽だと思いつつも、メールを送る側としては、メールを送れば必ず気付いてもらえる、という考えは捨てた方が良いのかもしれません。 

あなたが送ったメールの件名を見返してみてください。 

そのメールの件名、目を引くものになっていますか？ 

例えば上で挙げた 

【修正依頼】Fw:資料修正の件 

という件名の場合、頭に【】が付いている分「Fw:資料修正の件」よりはまだ気付きやすくなっています。 

ただ件名の頭に【】が付いているメールは割と多かったりするので、まだその他大勢のメールに埋もれてしまう可能性は残っています。 

じゃあどうすれば良いか。 

件名に3つの要素を入れよう

私の考える3つの要素は以下です。 

それぞれ詳しく解説していきます。

目を引くワード 

大体の社会人は仕事を「重要度」と「緊急度」の軸で優先順位づけしなさい、と教えられているせいか、「重要」と「緊急」のワードにかなり敏感になっています。 

なのでこの「重要」とか「緊急」を件名に入れるのがかなり効果的。 

上の例に付け加えるとすると、 

【重要：修正依頼】Fw:資料修正の件 

こんな感じでしょうか。これだけで目を引く確率はかなりアップすることでしょう。 

目を引く記号 

これはずばり、「！(ビックリマーク)」をつけることです。 

それ以外にもたくさんつけ得る記号はあると思うので、どんな記号をつけるかはお任せしますが、私は「！」が一番だと考えています。 

誰もが知っている記号だし、ビックリマークと呼ぶくらいだからその見た目のインパクトはその他記号と一線を画していると思います。 

「！」の目的は、その他メールの件名との差別化です。 

【】が入っている件名はよくみても、「！」が入っている件名はあまり見かけないと思うので、これが入っているだけでその他大勢のメールから脱却することができます。 

上の例に付け加えるとすると、 

【！重要！：修正依頼】Fw:資料修正の件 

みたいな感じでしょうか。「！」が多すぎてうるさい！と思う人もいるかもしれませんが、目的はメールに気づいてもらうことなのでこれで良いんです。 

日付を入れる

日付を入れることで、上で述べた「重要」と「緊急」のワードのうち「緊急」を表現を変えた形で書くことになります。 

日付を入れることで緊急度がより具体的に伝わるので、さらに目を引く件名になります。 

【！重要！：修正依頼～12月10日 15：００】Fw:資料修正の件 

どうでしょうか。これでかなり気づいてもらいやすくなったかと思います。 

まとめ

最後にまとめです。

今回は伝わらないメールの特徴について書きました。

メールは仕事には切っても切れないものなので、効率よくかつ正確に仕事を進めるためにも、今回書いた対策を使ってみてください。

メールに関するお悩み解決記事はまだまだありますのでこちらもよかったらみて見てください。