部下や後輩の出してくるアウトプットがいつも自分のイメージと違う。自分の指示がちゃんと伝わらない。自分は仕事の指示が下手なんだろうか。
こんな悩みを解決します。
人に指示を出して、相手に正確に動いてもらうのって本当に難しい。
自分ではきちんと伝えたつもりでも、想定と全く違うアウトプットが出てきて困った経験がある人も多いでしょう。
なぜ指示が伝わらないのでしょうか。
今回は、仕事の指示が伝わらない原因と対策を5つ述べます。
自分がしてしまっている「伝わらない指示」が無いかチェックして、明日から的確な指示を出してストレスフリーな仕事生活を送りましょう！
仕事の指示が伝わらない原因
仕事の指示が伝わらない原因は次の5つとなります。
仕事の指示が伝わらない原因
- 口頭指示のみになっている
- アウトプットイメージを共有できていない
- 目的を共有していない
- 仕事の期限を伝えていない
- 信頼関係が築けていない
それぞれ詳しく解説していきます。
指示が伝わらない原因1：口頭指示のみになっている
口頭指示だけして満足してしまっていませんか？
この仕事、やっておいて。
はい、わかりました。
この会話だけで、指示できたつもりになっていないでしょうか。
指示された相手がちゃんとメモをとっていれば良いですが、「わかりました」の返事だけで終わっていたらかなり危険です。
人はその日聞いたことを次の日には7割忘れると言います。
相手だって色々な仕事を抱えているでしょうから、次の日には記憶が曖昧になってしまっている可能性大です。
でもやらないといけないことは頭に残っているから、とりあえずやる。
曖昧なまま進めるから、イメージと違うアウトプットになるんです。
口頭指示だけになってしまっている場合の対策
対策は、口頭指示した後、「同じ指示内容を書いたメールを送る」ことです。
とても簡単なことですが、やっていない人がほとんどだと思います。
どんな簡単な指示であっても口頭で済ませず、メールで同じ内容を送ります。
これをやることで、記憶が曖昧になってもメールを見返せば思い出せる状態を作ることができます。
しかも、メールが証拠として残るので、相手と言った言われてないで揉めることもありません。
ところで、わかりやすいメールを書けていますか？伝わるメールの書き方は【そのメール伝わっていません】仕事で伝わらないメールの特徴4つで解説していますので良かったらどうぞ。
指示が伝わらない原因2：アウトプットイメージを共有できていない
仕事の指示が曖昧になってしまっていると危険です。
指示した仕事が入力作業などの超単純作業ならまだしも、少しでも個人の思考を要するような仕事の場合、意識してアウトプットイメージを共有しないと欲しいアウトプットは得られないと思った方が良いです。
よほど意思疎通の取れた相手の場合は別ですが、その場合でも共有はした方が良いですね。
アウトプットイメージを共有できていない場合の対策
対策は、相手が仕事に取り掛かる前に、必ず相手と視覚的にアウトプットイメージを合わせておくこと。
「視覚的に」というのがポイント。
口頭だけのイメージ合わせだと必ず認識のずれが生じます。
同じ言葉を聞いても、頭に浮かぶイメージが違ってしまうのは、違う人間同士なんだからある意味必然と言えます。
なので、「視覚的」なイメージ合わせが大事。
視覚的にアウトプットイメージを合わせれば、認識のズレは無くなります。
「視覚的に」とはつまり「文章や図に書き出す」こと。
文章や図に書き出して共有すれば、お互い見ているものが同じなので、認識のズレは絶対に無くなります。
過去に作った類似のアウトプットがあれば、それを渡すのも視覚的なアウトプットイメージ合わせと言えますね。
「視覚的」に表現し、誰が見ても同じ認識を持てる状態にして相手に指示する。
これがアウトプットイメージを共有するコツです。
アウトプットの視覚的な表現ができないのであれば、その仕事はまだ相手に渡せる状態でないということです。自分がその仕事内容の整理もできていないのに、相手が思い通りに動いてくれるはずがありません。
指示が伝わらない原因3：目的を伝えていない
指示を伝える時に、「目的」もあわせて伝えていますか？
「やること」だけを伝えていると意外なミスコミュニケーションが生まれてしまいますよ。
このリストをエクセル入力お願いできる？
はい、わかりました。(一体何に使うんだろう・・・)
〜数時間後〜
できました。
ありがとう。(うわっ全部「全角」で入力されてる・・・これじゃ「半角」で入力されたデータベースとの紐付けができないよ・・・後で全部半角に直さなきゃ、、、)
上の例では、「データベースとの紐付けがしたい」という目的を伝えていなかったので、欲しいデータをもらえませんでした。
目的を共有できていない場合の対策
指示だけでなく、指示の目的もあわせて伝えましょう。
このリストをエクセル入力お願いできる？データベースとの紐付けに使いたいから。
わかりました。(であれば、入力するデータはすべて半角にすることを忘れないようにしないと)
目的の共有により、「指示で伝えきれていなかったこと」に気づくきっかけとなり、結果アウトプットイメージのズレが無くせます。
「目的」がわかるとモチベーションアップにもなる！
目的を伝えると、アウトプットの認識ズレをなくすだけでなく、依頼された人のモチベーションアップにもつながります。
何のための仕事なのかわからないとやる気でないですよね。
例えば上の例でいうと次のような感じ。
このリストをエクセル入力お願いできる？データベースとの紐付けに使いたいから。例の大型案件の稟議に使う大事なデータの源泉になるから、よろしく！
わかりました。(うぉーまじか！頑張らないと！)
こんな感じで、伝えられる目的はすべて伝えた方が良いでしょう。
指示が伝わらない原因4：仕事の期限を伝えていない
期限設定をせずにする指示は最悪。
当たり前ですが、仕事はアウトプットの内容と期限が設定されて、初めて「仕事」と言えます。
期限が伝えられない仕事は仕事ではありません。
誰しもが複数の仕事を掛け持ちしており、 それら仕事を、緊急度と重要度から優先順位づけしてこなしていくわけです。
期限が伝えられていないということは、少なくとも緊急度がわからず、それはつまり優先順位づけができないということ。
仕事の場で良く聞く「なるはや」とか「ASAP」も、期限の伝え方としてかなりイマイチですね。
これらはどちらも「できるだけ早く」という意味。
「できるだけ」というのはあくまで受け手の主観になります。
指示した本人からすると、これらの伝え方は「早くやってくれ」という意味合いが強いかもしれませんが、受け手から見ると、他に優先度の高い仕事があれば、そちらが片付いてからで良いという解釈になってしまいます。
例えば、
この仕事よろしく！なるはやで！(明日にはやってもらえるかな)
了解です！(今週は立て込んでるから来週着手しよう)
上記のように、「なるはや」は両者の期限に対する認識が必ずずれるので、もはや仕事の場では禁句にしたいくらいです。
仕事の期限を伝えていない場合の対策
どんな簡単な仕事であっても、必ず期限を伝えましょう。
期限は、誰が見ても同じ認識となる伝え方が大事。
例えば、「12月20日まで」という期限の伝え方はどうでしょう。
一見認識がずれなさそうな伝え方になっていますが、
良く考えると以下のような3つの受け取り方ができます。
「12月20日まで」と聞いた時の受け取り方
- 12月20日になるまで(つまり12月19日 23時59分まで)
- 12月20日の定時まで
- 12月20日が終わるまで(つまり12月20 23時59分まで)
そんな、考えすぎでしょ！
と思うかもしれませんが、1.と3.だと丸一日違ってきます。
この違いは大きいですよね。
なので、やはり期限を伝えるときは日時を明確にすることが重要。
例えば良い期限の伝え方は
「12月20日の12:00までにお願いします」
みたいな感じです。
「12月20日の12:00まで」に対して人によって解釈が分かれることはまずないですよね。
誰が聞いても明確な期限の伝え方を心がけましょう。
指示が伝わらない原因5：信頼関係を築けていない
これまでに書いた原因3つの中に心当たりがないのに、仕事の指示が伝わらない場合は、指示した相手との信頼関係が築けていないのかもしれません・・・
あの人が言うことは聞きたくないなぁ・・・まぁ仕方ない、やるか。
こんな気持ちはアウトプットの質にも表れてしまいます。
どうせだったら
あの人から言われたんだったら、やるしかない！
と思われた方が良いですよね。
信頼関係に不安があるひとは、仕事での後輩へのNGな接し方5選｜良好な関係を築くための方法を見てみてください。
「図表・数字」での共通認識を持つと指示が伝わる
ここまで5つの指示が伝わらない原因と対策を紹介しました。
指示が伝わらない原因は、大きくは指示した本人と相手との認識のズレ。
違う人間なのだから、同じことを言っても認識がずれるのは当たり前。
どんなにわかりやすく説明したとしても、自分の思った以上に人には伝わらないということを理解しておいた方が良いです。
だから大事なのは認識のズレをいかに小さくしていくか。
認識のズレを小さくするには、100人が見て100人が同じ理解ができる表現をしなければならない。
誰もが同じ理解ができる表現方法。それが図表・数字です。
○を見て×と思う人はいないし、1を見て0と思う人もいないんですよね。
今回の記事でも、原因2の対策と、原因4の対策は、図表・数字で示すことが対策になっています。
伝え方に困ったら図表・数字。これを意識しておくと良いでしょう。
まとめ
最後にまとめです。
今回は仕事で部下や後輩に向けた指示が伝わらないことが多い人に向けて、なぜ伝わらないのかと、その対策を記しました。
ある特定の人だけでなく、皆に同様に伝わっていないなと感じる場合って、おそらく自分の伝え方に問題がある可能性が高いんですよね。そんな時は、本記事を振り返って、対策をとってみてください。
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