仕事で避けて通れないもの。それが
「会議」
会議に対して以下のような悩みはありませんか？
会議にありがちな悩み
- 「結論が出ずグダグダ・・・」
- 「時間通りに終わらない・・・」
- 「会議で意見が言えない・・・」
上記のように会議に苦手意識を持っている人に向けて、会議の進め方を7ステップで完全解説します！
記事後半では、
- 会議にありがちなお悩み解決
- 会議でやってはいけないこと
についても解説しているので是非見てみてください。
どうすれば短時間で結論が出る会議の進め方ができるのか・・・過去悩みに悩んだ私が試行錯誤の末に行き着いた珠玉の7ステップです！この記事を読んで実践すれば会議マスター間違いなし！
STEP1：会議の要否を決める
まず、やるべきなのは会議の要否を決めること。
会議の実施を考えているということは、何かを「決めたい」のですよね。
そんな時、「とりあえず会議」という考えは捨てるべきで、本当に会議じゃないと決まらないことなのかを考えます。
例えば、2,3人に意思確認すれば済む話なら、個別に話して済むかもしれません。 資料を読めば内容がわかる話なら、メールで資料を展開するだけで良いでしょう。
会議をするか否かの判断基準は次の通り。
会議要否の判断基準
- 意思決定に複数人の合意が必要
- 結論がすぐには出ない(立ち話やメールでは解決できない)
上の観点で、会議をやるべきかどうかもう一度考えてみましょう。
会議の要否から考えるのは、無駄な会議を無くすため。会議には人数×時間のコストが発生するという意識を持たなければいけない。無駄な会議は、無駄なコストとなるだけでなく、無駄に疲れるので、その後の仕事の集中力も落ちて良いこと無しです。
STEP2：会議の目的を決める
会議をやると決めたら、次に会議の目的を決めましょう。
ここが会議を進める上で一番重要！
目的の曖昧な会議は必ず破綻しますよー。
マラソンでゴール地点が決まっていないのと一緒。
「目的が決まる」とは、目的を自分の中で言語化できる状態を指します。
目的が自分の中ではっきり言語化できないなら、会議を延期してでも目的を明確にすることを優先すべきです。
STEP3：議事録を作る
議事録は会議中に作り始めて、会議後に清書するって人がほとんどでしょう。
でもここでは敢えて、会議前に議事録を作ることを強くお勧めします。
- 会議の目的
- 議論の内容
- 結論
これらを会議前からイメージして議事録にまとめておくことで、圧倒的スムーズに会議を進行することができるんです。
もちろん結論は会議で決まるのですが、まずは自分の考える結論「案」まで書いておけば、会議をよりスムーズに進められるし、結論案に異論がなければそのまま会議終了できます。
会議は準備が9割。いかに入念に事前準備したかが会議の結果を決めます。
議事録の書き方については、以下の記事で詳しく解説しているので是非ご覧ください。
STEP4：会議の出席者を決める
次に会議に呼ぶ人を決めます。
ここで、「あの人も関係ありそうだから一応呼んでおくか」なんて軽い気持ちで決めては絶対だめですよ。
会議には必要最低限の人数を呼びます。
誰を呼ぶか、の判断基準は以下のいずれかに該当する人だけ。
会議に呼ぶかどうかの判断基準
- 意思決定権があるか
- 知見を持っているか
- 意見が出せそうか
これだけです。意思決定に影響しない人は呼んではいけません。
議論の内容を「知っておいた方が良いから」とかいう理由だけで呼ぶのは言語道断。後で議事録を共有すればOKです。
しつこいようですが、出席者=コストという意識をお忘れなく・・・
STEP5：会議時間とスケジュールを決める
会議に招集する人が決まったら、会議の所要時間と会議スケジュールを決めます。
「とりあえず1時間」はNGですよ！
議題によっては30分で済むものもあるし、2時間かかるものもありますからね。
会議の所要時間は、STEP3で作った議事録をもとに、各議題にかかる時間を積み上げて決めるんです。
STEP6：会議を進める
実際に会議を進めます。会議を進行しながら、STEP2で作った議事録を完成させていくイメージです。
会議を進める上での注意ポイントは、次の記事に詳しくまとめているので是非読んでみてくださいね。
STEP7：議事録を共有する
議事録を共有するまでが会議。
会議が終わったら、すぐに議事録を出席者に共有します。
会議中に議事録が完成していることが理想ですが、中々難しいと思うので、会議中に完成しきれなかった部分を補足して、関係者に展開しましょう。
会議後から時間が経つほどに、どんどん会議の内容を忘れていき、余計な思い出し作業が発生してしまうので注意。
会議の進め方7ステップは以上です！
会議のよくある悩み
方法は理解していても、それでもイレギュラーな事態が起こり得るのが会議。
次に、会議で陥りがちな悩みを解決していきます！
発言できない
「会議でなかなか発言できない・・・」
これは特に若手社員ならあるあるでしょう。
「思い切って発言したら、的外れなことを言って場をシラけさせちゃった・・・もう発言するのが怖い」
こんな経験をして、会議で発言することに怖気付いちゃってませんか？
会議で堂々と発言できるようになるための方法は次の記事で解説していますので、是非見てみてください。
質問が思いつかない
「○○さん、何か質問ありますか？」
急に振られて焦った経験、誰しもありますよね？
次の記事では、会議で急に質問されても焦らず対処する方法をまとめています。
汎用性の高いテンプレ質問集も付けているので是非！
意見が言えない
会議で意見が言えないと、とてももどかしい気持ちになりますよね。
時には自分の存在意義とは？と不安になるときもあるでしょう。
自分の意見をはっきり言えるようになるためには
- ある程度の前提知識を持つこと
- 他人に気を使いすぎないこと
が必要ですね。
自分の意見を言えるようになる方法について詳しくは、次の記事でまとめています。
会議でやってはいけないこと
会議はいかに出席者と調和しながら進めるかが鍵。
独りよがりの言動をしていては、うまくいくはずがありません。
次の記事では、会議でやってはいけないNG行動をまとめているので、自分の行動が当てはまっていないかチェックしてみることをオススメします。
会議づくめの日々は見直すべき
以上、今回は会議の進め方についてまとめました。
ここまで会議のことについて書いておいてなんですが、会議をやらずに仕事が進むのが1番です、、、
会議ばかりで自分の仕事が進まないのは本末転倒。
管理職でもないのに、会議に追われる日々を過ごしているのであれば異常だと思った方が良いです。
会議ばかりの日々に悩むあなたに向けて、次の記事リンクを置いてこの記事を終わります。
